Декор мероприятий: как быть готовым ко всему

Даже у самого профессионального и опытного декоратора, который оформил сотни разных событий и может быстро решить практически все проблемы, бывают ситуации, которые от него никак не зависят. Потому что следует понимать, что на многие этапы организации и оформления мероприятий влияют внешние факторы – подрядчики, погодные условия, отношения с клиентом и многое другое. Очень важно уметь подстраиваться под определенные условия и обстоятельства таким образом, чтобы это не сказалось на качестве вашей работы.

Своевременная доставка флористики и декораций

Очень часто возникают сложные ситуации с логистикой: на этапе доставки, пропуск на таможне и задержка материалов. Иногда даже есть вероятность, что декор или флористика, которые нужны для оформления ближайшего проекта, могут просто не прийти, поэтому, когда ты получил 100% материалов, из которых планируется декор, это уже 70% успеха мероприятия. Иначе приходится искать по всей Москве, чем это заменить, и в этом есть своя сложность, потому что не в каждой компании есть компетентные специалисты, которые могут быстро найти решение. 

Для подстраховки возможных форс-мажоров я порекомендовал бы изначально не экономить на подрядчиках и работать с проверенными людьми – понятно, что даже у высококлассных специалистов бывают неожиданные ситуации, но у любой серьезной компании уже есть налаженные связи с поставщиками. Иногда можно заранее продумать вариант декора с другими материалами, которыми можно будет заменить те, что не пришли вовремя.

Погодные условия и устойчивость материалов

Ежегодно в период с мая по сентябрь большая часть мероприятий «перемещается» на открытые площадки, ближе к природе и водоемам. У такого формата есть множество преимуществ, но при этом нужно помнить, что очень часто впечатление от красивых декораций на фоне природного пейзажа может испортиться из-за того, что в самый ответственный момент упала важная конструкция, или повредились цветочные композиции, или внезапно начался дождь.

Чтобы этого не произошло, следует подготовиться – вы должны обращать внимание на ветровые нагрузки, потому что даже если мероприятие проходит в шатре, многие забывают о том, что есть внешние инсталляции и флористика. Лучше всего учесть и проверить все на монтаже и, в случае необходимости, усиливать основания конструкций, делать их более непроницаемыми для ветра, дождя и палящего солнца. При выборе материалов для оформления нужно проверить их качество и устойчивость, а также способность работать в единой конструкции с другими материалами и флористикой.

Монтаж на площадке – проблема клиента, площадки или команды?

Следует признать, что своевременный монтаж накануне мероприятия – это совокупная проблема площадок, клиентов и команды оформителей. Кроме того, в России в отличие от европейских стран сам монтаж длится гораздо дольше, но подготовка к нему занимает меньше времени, и многое делается уже на площадке. Это связано с тем, что декорации не готовятся заранее, потому что у многих декораторов нет своих больших цехов и мастерских, чтобы они могли позволить себе изготовление крупных инсталляций и объектов. 

Чтобы не тратить слишком много времени непосредственно в день мероприятия, лучше всего делать «пробники» и заготовки декораций, если есть возможность и бюджет (а лучше его закладывать!) – делать пробные конструкции всего оформления, а потом уже понимать, сколько времени вам понадобится на месте, чтобы все это собрать. Ведь как известно, одна минута при планировании сэкономит 10 минут при реализации проекта. И, конечно, стоит заранее продумать логистику на площадке, чтобы вовремя были открыты запасные въезды и входы, грузовые лифты были свободны, а пропуска на машины и персонал оформлены.

Внесение изменений в эскизы или готовое оформление

Есть два типа срочных изменений проекта – те, что вносятся клиентом, и те, которые предлагают организаторы и декораторы. Например, если в последний момент вы не получили важных элементов декора и определенный сорт цветов, которые вы планировали – в этом случае вам нужно оперативно предложить альтернативный вариант и согласовать с клиентом и организатором, объяснив им сложившуюся ситуацию.

Если клиент сам вносит правки в декорационный проект, то, как правило, это происходит на этапе подготовки. В ивент-индустрии действует правило трех правок, после чего утверждается окончательный вариант. При внесении изменений после всех согласований все дополнительные затраты должны быть оплачены клиентом.