Если без тебя всё разваливается — это не суперсила

Дедлайны, сообщения от клиентов поздно вечером, параллельные проекты и ощущение, что из рабочего чата нельзя исчезнуть даже на пару часов. Для многих организаторов мероприятий такой режим со временем становится настолько привычным, что воспринимается почти как обязательная часть профессии.

Но действительно ли успешный ивентор должен постоянно жить в режиме аврала?

Мы поговорили с Лилией Фёдоровой, CEO Avantage Project и создателем Академии Событийной Индустрии, о том, почему даже сильные и опытные специалисты оказываются перегружены, куда на самом деле уходит их время и можно ли строить карьеру в event так, чтобы работа не занимала всю жизнь.

— Лилия, кажется, что аврал и event — практически синонимы. Это действительно неизбежная часть профессии?

Лилия:

В event действительно невозможно полностью исключить непредвиденные ситуации. Наша профессия стрессовая, коммуникационная, с большим фактором непредсказуемости, что постоянно заставляет психику быть в боевом режиме. Может задержаться артист, измениться погода, не приехать подрядчик, внезапно поменяться задача клиента. Форс-мажоры — часть профессии.

Но форс-мажор — это короткий период, когда команда решает нестандартную проблему. Аврал — это постоянное состояние, в котором вся работа строится на срочности, ручном контроле и героизме отдельных людей. И вот это уже не обязательная специфика event, а признак того, что система работает неустойчиво.

Индустрия долгое время романтизировала переработки. Фраза «мы не спим, потому что делаем большое событие» звучит почти как доказательство вовлечённости и профессионализма. Но количество часов не равно качеству работы.

Профессионализм организатора проявляется не в том, чтобы лично решать каждую проблему в любое время суток, а в том, чтобы заранее выстроить систему, в которой большинство вопросов решается без постоянного ручного вмешательства руководителя.

— А почему тогда даже очень опытные организаторы продолжают жить в режиме «всё горит»?

Лилия:

Часто проблема уже не в количестве задач, а в способе организации работы. У опытного специалиста постепенно появляется всё больше ответственности, клиентов, проектов и людей, которые обращаются к нему за решением. При этом привычки работы могут оставаться прежними: всё держать в голове, лично проверять каждый этап и отвечать на любое сообщение сразу.

Среди наиболее распространённых причин перегрузки можно выделить несколько.

1. Привычка всё контролировать самостоятельно

Организатор знает проект лучше других и поэтому постепенно становится точкой, через которую проходит почти каждое решение. Сначала это кажется эффективным: так действительно проще гарантировать качество.

Но со временем руководитель превращается в узкое горлышко проекта. Команда ждёт подтверждения, подрядчики задают одни и те же вопросы, а сам специалист не может сосредоточиться на стратегических задачах.

2. Делегирование без системы

Передать задачу — не значит просто написать: «Сделай презентацию» или «Свяжись с подрядчиком». Если не обозначены результат, сроки, критерии качества и зона ответственности, задача почти неизбежно возвращается к руководителю.

Тогда возникает знакомая мысль: «Быстрее сделать самой». В краткосрочной перспективе она может быть правдой. Но если повторять её постоянно, команда не развивается, а руководитель навсегда остаётся исполнителем самых разных задач.

3. Постоянное переключение

Многозадачность — это часть нашей профессии. Но многозадачность хороша при чётких приоритетах и выстроенной системе. Продюсер может одновременно отвечать клиенту, проверять смету, согласовывать площадку, искать замену подрядчику и участвовать в планёрке. Каждая задача сама по себе может занимать немного времени, но переход между ними отнимает гораздо больше времени и внимания. Постоянные прерывания ухудшают концентрацию и увеличивают время выполнения задач. Ежедневное планирование в фильтрах матрицы Эйзенхауэра — обязательно необходимый инструмент.

4. Размытые границы с клиентом

Если клиент не понимает, когда и как лучше задавать вопросы, любой вопрос становится «срочным». А если команда сама не определила, что действительно является экстренной ситуацией, менеджер оказывается на связи круглосуточно.

5. Отсутствие единой системы

Когда каждый новый проект начинается с нуля, команда повторяет одни и те же действия вручную: создаёт документы, ищет контакты, формирует тайминги, уточняет зоны ответственности, собирает информацию в разных чатах.

В результате усталость возникает не только от сложных задач, но и от постоянного изобретения велосипеда заново.

— Получается парадокс: чем сильнее специалист, тем больше на него завязано?

Лилия:

В какой-то момент твоя незаменимость перестаёт быть преимуществом и становится ограничением — для тебя, команды и бизнеса.

Если без одного человека невозможно принять решение, найти нужный файл, связаться с подрядчиком или понять статус проекта, это не показатель высокого уровня специалиста. Это показатель зависимости системы от одного человека.

Настоящая зрелость руководителя проявляется в том, что он способен создать работающую структуру: распределить ответственность, зафиксировать информацию, определить правила принятия решений и подготовить команду к нестандартным ситуациям.

Это не означает, что руководитель должен полностью отстраниться от проекта. Но его задачи меняются: вместо постоянного ручного управления он работает с приоритетами, рисками, качеством и развитием команды.

— Как понять, что у тебя уже не просто «горячий сезон», а системная проблема?

Лилия:

Вот несколько признаков, на которые стоит обратить внимание:

‼️ работа регулярно заканчивается глубокой ночью;

‼️ выходные и отпуск не дают ощущения отдыха;

‼️ без руководителя команда останавливается;

‼️ большая часть дня уходит на сообщения и мелкие согласования;

‼️ приходится держать в голове десятки деталей вместо того, чтобы хранить их в системе;

‼️ задачи постоянно переносятся, потому что появляются новые срочные вопросы, а списки пополняются быстрее, чем из него вычеркиваются задачи;

‼️ клиент может написать в любое время и ожидает немедленного ответа;

‼️ во время отдыха возникает необходимость постоянно проверять телефон;

‼️ сотрудники боятся самостоятельно принимать решения;

‼️ после завершения проекта нет разбора ошибок и улучшения процессов.

Важно! Интенсивные периоды в event бывают у всех и всегда. Это правда специфика проектной работы с ненормированным графиком и высокой степенью ответственности за всё. Перед мероприятием нагрузка закономерно растёт, а в день события команда работает в особом режиме. Но проблема начинается тогда, когда восстановление не наступает даже после завершения проекта.

— На что event-специалисты на самом деле тратят больше всего лишнего времени?

Лилия:

Во многих командах значительная часть времени уходит не на сложные профессиональные решения, а на повторяющиеся действия, которые давно можно было превратить в понятный процесс.

Например: информация разбросана по чатам, документы создаются с нуля, одни и те же вопросы решаются повторно, а у команды нет своей базы контрагентов.

Но самое главное, на мой взгляд, — это когда не зафиксирована ответственность. Например, несколько человек уверены, что задачу выполняет кто-то другой. В последний момент выясняется, что она вообще не назначена, но критично влияет на результат.

— Что из работы организатора сегодня вообще не нужно делать вручную?

Лилия:

Не нужно второй раз вручную решать задачу, которую уже однажды можно было превратить в процесс. Шаблоны брифов, договоров, смет, дорожных карт, чек-листы, тайминги. Автоматизация — это не про коллекционирование сервисов, информация должна быть доступна любому в нужный момент тому, кому нужна.

— Делегирование звучит просто. Но что делать с мыслью «быстрее самой»?

Лилия:

Иногда это действительно быстрее — сегодня. Любой из нас вне должности умеет делать, закрывать любую проектную задачу. Важно понимать, сколько времени такая стратегия отнимет завтра.

Если руководитель каждый раз забирает себе, его коллега не получает опыта, а на важные стратегические задачи просто нет времени подумать.

Через несколько месяцев можно заметить, что команда выросла, но стоит на месте, потому что всё завязано на одном человеке, а контролируется вместо контрольных точек каждое действие. Любой микроменеджмент убивает рост.

Например, не надо контролировать каждое письмо подрядчикам, а заранее согласовать промежуточный результат и финальную версию.

— А что делать с клиентами? В event действительно часто ожидают, что менеджер доступен 24/7.

Лилия:

Клиент не должен получать круглосуточный доступ к менеджеру, но важно ему продемонстрировать предсказуемый процесс.

Важно зафиксировать профессиональные границы (каналы коммуникации, часы работы, срочные вопросы) на берегу и зафиксировать обоюдные договорённости не только через договоры, сметы, но и через фиксацию сроков и приоритетов, например, через дорожную карту проекта.

Понятно, что есть экстренные ситуации, связанные с безопасностью, критичными правками, срывом ключевых постановок, невозможностью проведения части программы и т. д., но просьбы «посмотреть ещё один вариант», решение вопроса, которое на текущий этап проекта, — точно ждут решения в рабочие часы.

— Можно ли вообще быть очень успешным в event и при этом не отдавать профессии всю свою жизнь?

Лилия:

Мы действительно вовлечены в работу по максимуму. Но если отказаться от идеи, что успех измеряется личной доступностью и количеством часов, то можно не только успешно работать, но и жить.

Хотя на первоначальных этапах для овладения хард-компетенциями и получения практического опыта молодым специалистам действительно приходится работать больше обычного, но это как в любом ремесле. Рост и запуск бизнеса, реагирование в кризисы, большие и масштабные проекты — и работа заполняет всё пространство. Но важно, чтоб такой режим не был постоянным, ведь устойчивую карьеру можно построить, когда у специалиста остаются силы развиваться, думать стратегически и принимать решения.

Я так скажу: баланс в ивенте возможен, но важно понимать, что нужно уметь выдерживать и интенсивные этапы, и обязательно уметь восстанавливаться после, не пренебрегая этим этапом.

— Вы сами когда-нибудь доходили до точки, когда понимали: «Так дальше работать нельзя»?

Лилия:

Ха) Конечно! Я прошла сама путь от ивент-менеджера до генерального директора и не понаслышке знаю, что такое жить на работе, не спать, нырять от дедлайна к дедлайну. У меня были очень разные проекты и разные клиенты. Был автомобильный бренд, руководитель которого мог и закинуть на встрече в твою команду стул, потому что ему что-то не понравилось, и позвонить в час ночи и отчитать тебя за то, что твой менеджер ошибся. Но это точно в прошлом.

Мы сегодня выбираем клиентов так же, как и они нас. Работаем в выстроенной системе, которую гибко адаптируем время от времени под себя, команду и рынок. Уважаем личную жизнь и границы.

Предпринимательство в стрессовой уязвимой сфере, где каждый третий выгорает, — это геройство)

Я также и сегодня периодически тушу пожары, вытесняю личное профессиональным, были и моменты физически-морального истощения, иногда казалось, что в моей модели управления педали «газ» и «тормоз» нажаты одномоментно. Но с каждым разом таких ситуаций всё меньше и больше позитивных изменений в моделях рынка, бизнес-процессах команды, личном выборе и защите в календаре личного, как и профессионального, бережного отношения к ресурсам, в том числе личного.

— Какое правило сегодня сильнее всего помогает вам самой не возвращаться в режим постоянного аврала?

Лилия:

Я задаю себе вопрос: «Если задача повторяется несколько раз — могу ли превратить её в шаблон, правило, процесс?»

Аврал не должен быть бизнес-моделью. В индустрии высокая динамика, неопределённость, ответственность, форс-мажоры неизбежны. Невозможно предусмотреть всё. Но сильный продюсер не тушит пожары ежедневно, он строит процессы так, чтоб этих пожаров было меньше.

«Мы поняли, что об этом нужно поговорить отдельно»

Тема времени и профессионального аврала оказалась гораздо шире одного интервью. Поэтому 30 сентября в 19:00 по Москве Лилия Фёдорова проведёт бесплатный онлайн-разбор «УСПЕТЬ ВСЁ. И ЕЩЁ ПОЖИТЬ» для специалистов событийной индустрии.

На встрече разберут, почему организаторы оказываются в режиме постоянного аврала, куда уходит рабочее время, какие процессы можно упростить и автоматизировать и как перестроить работу так, чтобы она оставалась частью жизни, а не занимала её целиком.

Участники также получат гайд «Анти-аврал для ивент-менеджера» — 5 причин аврала и 5 инструментов, которые помогают вернуть контроль над временем.

30 сентября · 19:00 МСК · онлайн · участие бесплатное

 ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ НА РАЗБОР