10 частых ошибок, которые совершают организаторы мероприятий

Создание безупречного мероприятия - это сплав опыта, внимательности и стратегического мышления. Роман Яковлев, опытный организатор ивентов, готов поделиться своим видением и уберечь вас от самых распространенных ошибок. Он рассказал о 10 самых распространенных ошибках, которые могут потопить даже самый перспективный проект.

 

1. Смета

 

Казалось бы, простая задача, но именно невнимательность к цифрам может стать началом финансового кошмара. Неточности в смете приводят к неожиданным расходам, недовольству клиента и, в конечном итоге, к убыткам. Тщательно проверяйте все цифры, учитывайте возможные колебания цен и всегда имейте запасной бюджет.

 

2.  Устные договоренности 

 

Никаких "я позвоню, договоримся" – только официальные коммерческие предложения! От площадок, от хедлайнеров, от кейтеринга – требуйте письменное подтверждение условий. Устные договоренности легко забываются или трактуются по-разному, что чревато конфликтами и несостыковками.

 

3.  Инспекция площадки

 

Фотографии и презентации – это прекрасно, но реальность может быть совершенно иной. Лично посетите площадку, оцените ее состояние, инфраструктуру, логистику и потенциальные проблемы. Увиденное своими глазами поможет избежать неприятных сюрпризов в день мероприятия.

 

4. Меню

 

Голодные гости – это провальное мероприятие. Недостаточно еды и напитков создают негативное впечатление, а избыток – нецелевые расходы. Тщательно анализируйте целевую аудиторию, учитывайте возможный процент неявки и составляйте меню с учетом различных вкусов.

 

 

5. Монтаж площадки

 

На подготовку масштабного мероприятия требуется время, и за ночь все не сделать. Планируйте монтажные дни заранее, согласовывайте время заезда подрядчиков и учитывайте дополнительные расходы на аренду площадки в этот период. Иначе вы столкнетесь с хаосом и задержками.

 

6.  Дегустации блюд

 

Заказывая кейтеринг вслепую, вы рискуете разочаровать гостей невкусной едой или некрасивой подачей. Обязательно проводите дегустацию блюд, чтобы убедиться в их качестве и соответствии вашим ожиданиям.

 

 

7.  Концепция и декор

 

Визуализация – это ключ к успеху. Покажите клиенту, как будет выглядеть площадка, декор, оформление. Согласуйте все детали, чтобы избежать разногласий и разочарований в день мероприятия.

 

8. Логистика

 

Комфорт гостей – ваш приоритет. Учитывайте проходимость входных групп, пропускную способность гардероба, количество туалетов. Сделайте пребывание на мероприятии максимально удобным и приятным.

 

9. Особенности площадки

Высотный салют – это красиво, но если рядом аэропорт, то придется отказаться от этой идеи. Учитывайте все локальные особенности площадки, правила и ограничения, чтобы избежать неприятных сюрпризов.

 

10. Форс-мажорные ситуации

Никто не застрахован от неожиданностей, поэтому всегда имейте запасной план. Дождь, поломка оборудования, неявка подрядчика – будьте готовы к любым ситуациям и имейте готовые решения.

 

 

Избежать этих ошибок поможет профессиональный подход и внимание к каждой детали. Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие прошло безупречно можно воспользоваться помощью эксперта. 

Роман Яковлев проведет аудит вашего мероприятия, выявит потенциальные слабые места, поможет оптимизировать бюджет и создаст надежную основу для успеха.

Связаться с Романом:

•  Телефон: +7 962 966-98-97

•  Telegram: @romanyakovlev77