«Рассчитывать на подход “по старинке” - это огромный риск для организатора недополучить прибыль и потерять аудиторию»

 

- За последние полтора года с момента начала пандемии на рынке появилось несколько онлайн-платформ для проведения мероприятий. Как бы вы обозначили уникальность вашей платформы? В чем ее преимущества?

 

Я более 20 лет проработал в сфере организации деловых мероприятий. Каждое событие проходит по похожему сценарию: люди тратят слишком много времени на изучение программы, ожидание в очередях, поиски нужных контактов, собирают килограммы печатной раздатки, часть из которой выбрасывают еще не дойдя до выхода из площадки. В таких условиях всем сторонам сложно достичь тех целей, с которыми они пришли - получить знания, найти новые полезные деловые контакты, расширить нетворкинг.

 

Поэтому необходимость технологических решений для повышения эффективности посещения событий была очевидна давно, и они стали появляться задолго до пандемии. Но она ускорила внедрение и массовое использование технологий организаторами мероприятий.

 

В 2019 году мы запустили EventsWallet как решение, которое помогает оптимизировать опыт посещения живых событий. А с приходом пандемии мы создали и интегрировали дополнительные инструменты, которые позволили нашим клиентам проводить мероприятия в единственно возможном формате – онлайн. Это стало возможным благодаря работе нашей талантливой команды, в первую очередь – опытного технического директора Рустама Раджабова, который руководил полным циклом разработки.

 

Сейчас это нативная в использовании комплексная платформа, которая заменяет организаторам десятки отдельных инструментов. Она позволяет за 10 минут настроить весь основной функционал,необходимый для проведения эффективного мероприятия, коммуникации аудитории на нем, проведения деловых переговоров, удобного обмена контактами и информацией (презентациями, каталогами, демо продуктов и т.д).

 

EventsWallet состоит из веб-платформы, приложений для iOS и Android.

- То есть, вы считаете, что будущее индустрии деловых мероприятий - за диджитализацией и мы уже никогда не вернемся к тому, как было раньше? Даже когда пандемия закончится?

 

В целом, да. Сейчас, когда карантинные ограничения стали ослаблять и появилась возможность проводить живые мероприятия, мы видим две тенденции. С одной стороны аудитория по этому соскучилась и готова снова выстраиваться в очередь у входа в экспо центр. Но с другой, как посетители, так экспоненты и спонсоры стали более избирательны и участвуют только в том ивенте, в эффективности которого уверены.

 

Рассчитывать на подход “по старинке” - это огромный риск для организатора недополучить прибыль и потерять аудиторию.

 

Технологические решения помогают:

• повысить эффективность мероприятия для тех, кто планирует посещение мероприятия в живом формате;
• увеличить аудиторию мероприятия за счет дистанционных участников и посетителей.

 

 

- Могу сказать свое мнение — мне понравилась прозрачность системы. Зайдя сейчас на сайт, пользователь может уже через минуту создать событие на вашей платформе, как в конструкторе. По сути есть несколько основных блоков, вокруг которых формируется мероприятие. Насколько эти блоки — лобби, экспо-зона — можно кастомизировать под нужды или визуальный брендинг каждого конкретного мероприятия?

 

Верно, EventsWallet – это конструктор, из элементов которого организатор составляет необходимую структуру платформы ивента и подходящий функционал для аудитории. Это не требует специфических знаний или использования сложного программного обеспечения. Все делается в несколько кликов на сайте.

 

Безусловно, возможности для брендирования тоже есть. Стандартная версия позволяет частично брендировать платформу мероприятия, загружая фоны, баннера, размещая уникальный контент в любом из разделов и в каждом элементе программы.

 

Если базовых возможностей платформы не хватает, команда поддержки может разработать дополнительные инструменты для конкретного ивента в соответствии с запросом организатора.

- Можете рассказать немного про гибридные мероприятия. Как их можно организовать с помощью вашей платформы? Может есть какие-то интересные кейсы, которыми можно поделиться?

 

Да, у нас есть чем поделиться на основе 2-х летнего опыта работы проекта. Только за этот год создано 846 платформ для разных форматов и моделей.

Давайте определим, что такое "гибрид". Это формат, при котором равный доступ к контенту и возможность коммуникации имеет аудитория, которая находится на самой площадке и та, которая подключается дистанционно, используя веб-версию платформы и мобильного приложения.

 

Сейчас уже очень сложно провести грань между "живым/виртуальным/гибридным" использованием EventsWallet. Например, куда отнести возможность для экспонента организовать трансляцию работы нового оборудования на монитор, который размещен на стенде компании? Также, куда отнести возможность смотреть трансляцию программы мероприятия, участвовать в дискуссиях, задавать свои вопросы спикерам с мобильного устройства, находясь у стенда компании, или сидя в кафе в выставочном центре?

 

В первую очередь, платформа мероприятия является источником информации и контента для аудитории, независимо от формата проведения. Открыв доступ к этому контенту до мероприятия (онлайн), организатор позволяет аудитории качественно подготовиться к самому мероприятию (живому):

• изучить программу, экспонентов и контакты;
• выбрать наиболее релевантные из выше перечисленных и добавить их в список избранных;
• обсудить все вопросы синтересующими контактами заранее и назначить с ними встречи;
• заренее сформировать свой план работ и активностей.
  
  

Встроенная система уведомлений и напоминаний поможет аудитории все успеть. Только одно это уже позволяет увеличить эффективность участия аудитории в мероприятии на 20, 50 и даже 70%.

 

Во вторую очередь, платформа обеспечивает доступ к прямым трансляциям, онлайн-коммуникации и переговорам для дистанционной аудитории до и во время самого мероприятия.

 

EventsWallet обеспечивает организатора всеми инструментами и функционалом для решения вышеперечисленных задач и не только. Возможности платформы позволяют транслировать онлайн неограниченное количество потоков программы, делиться материалами (презентациями, видео, демо продукта и т.д.), собираться в виртуальной комнате для переговоров.

 

Также, в сервисе встроено большое количество функций и инструментов для маркетинга, которые обеспечат привлечение дополнительной аудитории на мероприятие бесплатно(!)

 

Кроме стандартной модели платформы для мероприятия, новых моделей использования платформы уже очень много, из которых выделю самые успешные на текущий момент.

 

• VNU Asia (Тайланд) использует наш сервис для модели PreConnect - платформа для коммуникации аудитории перед живым мероприятием.
• Hannover Milano Fairs China впервые на рынке использовало EventsWallet для организации "Дистанционного участия зарубежных экспонентов" - стенд и продукция экспонента на живой выставке, а коммуникация посетителей с сотрудниками компании онлайн, прямо со стенда.

 Уже целый ряд организаторов создают постоянные платформы, которые превращаются в отраслевые хабы, для проведения гибридных мероприятий как самого организатора, так и других компаний из данной индустрии.

 

- Что нужно учесть при создании мероприятия на вашей платформе? Может есть какие-то распространенные ошибки?

 

Основные ошибки при проведении мероприятия, используя наш сервис и другие платформы, связаны с тем, что индустрия только обучается их применению.

 

В целом, сам продукт мы создавали так, чтобы он был максимально понятен в использовании. По нашим наблюдениям и отзывам клиентов, у организаторов не возникает трудностей с настройкой платформы. Если какие-то вопросы все-таки возникают, аккаунт менеджеры всегда на связи и помогают.

 

Но сама по себе платформа – это лишь инструмент для достижения цели. Чтобы привлекать более широкую аудиторию и повышать ее вовлеченность, его нужно правильно использовать. Этому мы продолжаем обучать аудиторию организаторов мероприятий и постоянно проводим для них вебинары на эту тему.

 

Для примера, мы сейчас настоятельно рекомендуем организаторам проведение серии онлайн Демо дней перед мероприятием, что обеспечивает обучение аудитории, ее вовлеченность и позволяет экспонентам и спонсорам значительно увеличить количество посетителей на своем стенде во время живого мероприятия.

 

Также, понимая, что у организаторов нет достаточных ресурсов и опыта, мы постоянно помогаем им как с созданием платформы, так и с обучением аудитории мероприятия, проводя тренинги для экспонентов и посетителей / участников мероприятий.