Топ ошибок при подготовке онлайн-ивента

Основа основ - трансляция — это ещё не мероприятие. Простую онлайн-трансляцию люди не могут воспринимать долго, хотя бы потому что зрители в онлайне ведут себя иначе. Виной тому рассеянное внимание, отвлекающие моменты и переключения. 

Первая и главная ошибка - это желание сэкономить. Мнение что онлайн дешево погубило не одно мероприятие. Да, здесь нет затрат на аренду зала, нет печати приглашений, нет кейтеринга, однако и здесь высококачественное и интересное мероприятие с за копейки создать невозможно. Бюджета потребует и студия - как реальная застройка, так и виртуальная студия. Затраты зависит от того насколько вы собрались удивить гостей или есть необходимость смены локации по ходу сценария. Также ракошелиться придется на сценарий, дизайн, техническую часть, оплату режиссерско-постановочной группы и инженеров, аренду техники, организацию телемоста и так далее. Порой под проект приходится создавать мини-телевидение.

А теперь представим во что может вылиться экономия: участники или гости либо не могут зайти на трансляцию. Вывод - лучше не делать никакой, чем делать дешево, дабы не навредить  репутации компании и не поставить крест на дальнейших онлайн-проектах.

Вторая ошибка - контент плохого качества, включая презентации собранные на скорую руку. Именно так теряется смысл мероприятия, ради которого и велась вся работа. Поэтому на мероприятиях крайне важна работа качественного подрядчика, высокая мощность интернета, обеспечивающая мгновенную загрузку слайдов и  презентаций, а трансляция ведется на любое количество человек – хоть на 10, хоть на 100 000 зрителей. Также важно позаботиться о качественной записи мероприятия.  

Третья ошибка - отсутствие режиссерско-постановочной группы. Продемонстрирую рабочий примера как может выглядеть пультовая, чтобы стало понятно почему ей надо управлять:

Фото с одного из проектов агентства "360"

Да и вообще пускать мероприятие на самотек плохая идея. Без режиссерско-постановочной группы, без сценария ивент может превратиться в неуправляемый поток. Задача режиссерско-постановочной группы и сценаристов – продумать концепцию мероприятия, прописать последовательности и тайминг мероприятия, также одна из основных задач рпг - управлять пультовой, видео инженерами, художниками по свету и звукорежиссерами. Так как при отсутствии управления эти люди просто не понимают что им когда нужно делать

Четвертая ошибка  - отсутствие репетиции. Да, здесь они тоже необходимы. Кроме стандартного ознакомления спикеров и экспертов с навигацией платформы, важна очередности и синхронность. Как показывает практика на прогоне вылезет куча ошибок. Поэтому проводят не меньше двух: первая тестовая, на которой вылезут основные проблемы и финальный прогон, когда вы оцениваете, как проект смотрится в экране. При этом прогон делается минимум за два дня, чтобы была возможность решить обнаруженную проблему. 

Пятая грубейшая ошибка - съемки на непрофессиональной локации. О какой статусности мероприятия можно говорить, если спикеры появляются на фоне обоев или штор... Если нет возможности транслировать спикеров из одной локации - то можно воспользоваться студией в виде виртуального мира (это одна из наших наработок), в такой студии удаленные спикеры попадают на виртуальный экран. А мы получаем шикарную картинку, которую не стыдно показать.

Фото с одного из проектов агентства

Важно заранее обеспечить всех говорящих участников фирменными фонами, а при невозможности контролировать них индивидуально, провести инструктаж с примерами дресс кода (растянутые футболки и черные колготки с белым платьем были у коллег), на какой высоте нужно установить объектив, чтобы был виден не только второй подбородок или макушка, что не сидеть спиной к свету. Не забудем упомянуть про взъерошенные волосы и блестящие лица.

Шестая ошибка - отсутствие необходимого продвижения мероприятия или неудачное время. Если вы никому не рассказали, на мероприятие никто не придет, а назначая эфир на выходные вы рискуете провести его с минимальной аудиторией. При этом важно заинтересовать потенциальных гостей бонусами. Информировать людей нужно заранее, хотя бы как минимум за 10 дней, второй раз – за 5-7 дней до мероприятия, и третий за 3 дня до мероприятия, и  уже в день мероприятия “Внимание в 15-00 по данной ссылке состоится ...”. Масштабное мероприятие лучше сопроводить анонсами в соцсетях, запустить конкурсы, а победителей определить уже в эфире. Это правило  действует как для внутренней, так и для внешней аудитории. 

Седьмая ошибка  - отсутствие пред и пост эфиров. Ситуация когда гости попадают сразу на спикера и потом трансляция резко заканчивается по окончанию - создает ощущение незавершенности и неуважения к аудитории.