10 правил организации делового мероприятия в online

1. Соблюдайте тайминг.

У всех есть коллега, который опаздывает на каждую встречу. Даже на удаленке он умудряется задержать звонок на несколько минут, пока все остальные вынуждены ждать. Это всех бесит. Не будьте как ваш коллега и старайтесь строго придерживаться тайминга. Сейчас это особенно важно, потому что работа из дома размывает границы рабочего дня, а люди ценят каждую потраченную минуту.

2. Спикеру нужна реакция зала. Даже виртуального.

Вещать в камеру ноутбука, сидя в пустой спальне вместо наполненного людьми зала, непросто. Нужно, чтобы зритель и спикер общались друг с другом, даже находясь по разные стороны экрана. Используйте для этого дополнительные инструменты: голосования, вопросы от зрителей на экране, авторизацию через соцсети (тогда спикер может по имени обратиться к задающему вопрос — это гораздо человечнее, чем просто читать комменты).

3. Помогайте зрителям знакомиться.

Мы ходили на конференции за социальной коммуникацией: пожать руки, послушать разговоры коллег, показать, что тоже «в теме». Онлайн-нетворкинг — это новая эра, нам только предстоит её освоить. Поэтому ваша задача — помочь зрителям и подтолкнуть их к деловым знакомствам онлайн.

4. Не выносите сор из избы (пусть он оседает в чатах!).

Какому организатору понравится, что его событие матерят в окне под трансляцией? Звука нет! Спикер несет чушь! У эксперта лоб жирный! Деньги на ветер! Ну вы поняли. Мы в MeYou придумали даже специальное название для такого — чат-помойка. Создайте приватные чаты между участником и организаторами: весь негатив и вопросы к качеству трансляции будут оседать там. Кроме того, вежливо ответить на конкретную претензию от участника гораздо проще в отдельном чате, чем ввязываться в перепалки в комментариях. И вы получите детальный фидбек.

5. Помогите спикеру подготовиться.

Переход в онлайн и вещание из дома произошел стремительно, а ваши обычные спикеры не снимают блоги и вряд ли ставят в спальне профессиональный свет. Подготовьте им памятку, как лучше сесть, как настроить освещение комнаты и выбрать фон, напомните зарядить наушники и проверьте качество интернета заранее.

6. Не растягивайте мероприятие на весь день.

Большая часть ваших друзей смотрит видео на двойной скорости, а параллельно с просмотром сериала продолжает листать соцсети. Скорость восприятия информации увеличилась в сотни раз, а ценность каждой минуты — в тысячи. Поэтому посвятить просмотру онлайн-конференции четыре часа — непозволительная роскошь. Да и не очень увлекательная. Разбивайте обсуждения на блоки, сокращайте время выступлений спикеров, делайте перерывы.

7. Покажите зрителю что-то уникальное.

С наступлением карантина количество качественного контента в интернете сильно возросло.
Крутые лекции, оскароносные сериалы, качественное образование от лучших экспертов — выбор огромен. Поэтому выигрывать будет только самый качественный и эксклюзивный контент. Приглашайте лучших спикеров, добивайтесь лучшего качества, иначе потеряетесь среди множества других предложений.

8. Спонсор is a king.

Продажа билетов не окупает затраты и на половину, а спонсоры жаждут новых идей в условиях новой реальности. Можно нарисовать всплывающие баннеры, поставить спикеру на фон ролл-ап вместо кухонных шкафов, пустить рекламные ролики в перерыве между выступающими. Все это примелькалось пользователю как баннерная реклама на сайтах. Подумайте над уникальными механиками для ваших спонсоров.

9. Подготовьте план б, в и г.

В подготовке онлайн-мероприятий есть много подводных камней, о которых вы раньше не подозревали: например, ютуб может забанить вашу трансляцию из-за авторских прав на музыку и логотипы. Посоветуйтесь с более опытными коллегами, какие неочевидные риски вам стоит учесть и подготовьтесь к ним заранее.

10. Не пытайтесь сэкономить.

Да, кризис. Да, логично, что бюджет онлайн-мероприятия должен быть меньше, чем форума с кейтерингом, диджеем и арендой зала. Но это не так. Смиритесь, что расходы не исчезли, а перераспределились. Нельзя экономить на картинке и выбирать видеоподрядчика на авось. Также, как и не стоит вычеркивать оплату бизнес-аккаунта в  Zoom. Иначе ваша конференция продлится 40 минут, причем 30 из них картинка будет сыпаться.