Илья Евдокимов, генеральный директор "Brothers Production” — техническое продюсирование мероприятий
Илья Евдокимов, генеральный директор "Brothers Production” — техническое продюсирование мероприятий
В технической части проекта апогей всех процессов — это, конечно, монтаж, который может многое рассказать о профессионализме подрядчика и эффективности его работы.
Сжатые сроки, конечность и неизбежность цели/результата, человеческий фактор, коммуникации, появление новых вводных, уровень подрядных организаций, ваш профессионализм, компетенция, планирование, непредвиденные обстоятельства — все это в совокупности влияет на достижение целей клиента.
Мы сформировали свод базовых негласных правил, которые помогают структурировать процесс монтажных работ и приблизить результат к совершенному, насколько это возможно.
Это краеугольный камень абсолютно всех процессов. Внимание к деталям должно быть максимальным и въедливым. Постарайтесь собрать весь технический проект в одном документе или файле. Наша команда использует программные среды 3DMax, AutoCad и WysiWyg для объединения всех элементов проекта воедино. Только так можно увидеть все возможные нестыковки и пересечения, проверить и обсудить все сложные моменты, а когда все соберется в финальную версию, предоставить коллегам рабочую документацию по проекту.
При наличии папки с данными материалами на площадке станет проще всем — как подрядчикам работать, так и вам контролировать все процессы.
О площадке вы должны знать всё! Что можно, что нельзя, как обеспечивается доступ на площадку, не только логистический, но и физический. С технической точки зрения вам понадобятся все планировки не только помещений, но и потолочных силовых конструкций, данные о возможностях по электричеству, допустимым весовым нагрузкам не только на потолок, но и зачастую на пол. Соберите всю эту информацию и тщательно ее проанализируйте и только после этого начинайте что-то создавать.
Официальное оформление сказанного и запланированного неминуемо. Для успешного проведения монтажных работ необходимо наличие всех документов от подрядчиков: приказы о назначении ответственных лиц, разрешения на проведение специальных работ, таких как высотные работы / работы с электричеством, журналы инструктажа, а также утвержденные документы на декорационное оформление и оборудование и многое другое. По завершении всех монтажных работ каждая подрядная организация обязана подписать акт готовности площадки к проведению массового мероприятия. При создании корпоративных событий, в отличие от концертных, это делается крайне редко, но, если возьмете себе на вооружение данный документ, будет гораздо лучше.
Я бы даже сказал, что планирование должно быть жестким. Уделите особое внимание составлению графика монтажа. В нем должны быть учтены все подряды, все блоковые объемы работ, все пересечения. Все это должно быть выстроено в правильную хронологию. Не поленитесь учесть не только время старта монтажа, но и ваше видение сроков окончания какого-либо блока работ — это позволит вам самим глубже понимать взаимосвязь всех процессов. Разошлите этот график всем подрядным организациям и получите от них фидбэк и уточнения, скорректируйте все так, чтобы каждый подрядчик мог подтвердить свои объемы и сроки не просто на словах, а оставив свой автограф в графике (идеально вставлять график монтажа в договор), так как, поверьте, сказать и подписать — это абсолютно разные вещи. Попробуйте проверить это и убедитесь, насколько все будут не только внимательней относиться к своей работе, но и понимать важность соотношения своей работы со смежниками.
Совещайтесь столько, сколько нужно. И точка. Совещаний должно быть столько, сколько необходимо, чтобы все задействованные люди (представители подрядчиков, РПГ) поняли всё, а вы убедились в том, что информация получена корректно. Одна голова хорошо, а две и даже три — лучше. Не перегибайте палку и не устраивайте бесполезные совещания на надцать человек. Мы такие совещания называем «свадьбы» — в них меньше всего толку, если данное совещание не одно из завершающих, на котором все участники процесса всё уже знают и нужно только финально проговорить все процессы.
Самый эффективный способ — делать тематические мини-совещания, на которых обсуждаются конкретные стыковочные вопросы. Кстати, не всегда это можно делать на личных встречах! Конференц-колл или скайп-колл — отличный вариант, а порой и единственный, если имеете дело с интернациональной командой подрядчиков. Так часто бывает в туровых проектах иностранных исполнителей или если вы делаете проект за границей и решили воспользоваться локальными подрядчиками.
Здесь я больше скажу не только про команду подрядных организаций, которую вы собрали в данном конкретном проекте. Конечно, все подрядчики должны быть проверенными, профессиональными, компетентными и ответственными, соответствовать уровню данного проекта, быть предсказуемыми и т.д.
Но, как и в оркестре дирижер, в продакшене всеми процессами должен кто-то руководить, в данном случае это технический директор. Он обладает всей технической документацией, чек-листами, графиками и согласовательными документами — иными словами, у него есть ответы на все вопросы. И этого человека нужно беречь. :) И не удивляйтесь, если в смете оказываются еще и помощники, сменные заместители, которые позволяют не прерывать производственный процесс, особенно это имеет значение, когда проект большой, монтаж занимает от трех до пяти дней. Здесь не обойтись без таких людей. Не стоит забывать о бытовых условиях на площадке, которые нужно также организовать. Штабное помещение или шатер, радиосвязь, компьютер, принтер, интернет, наличие питьевой воды и организованного питания — это все нужно и важно.
Дополнением к монтажным работам становится обязательный процесс согласования технических заданий со специальными службами: МЧС, ГУВД. Проработка дополнительных вопросов с этими службами — важный момент, который не стоит упускать из виду, а, наоборот, нужно обратить на него особое внимание!
Планируемые для использования материалы, мощности по энергетике, количество зрителей и схема прохода в зрительный зал — застройка должна соответствовать всем требованиям безопасности. Предоставить всю техническую документацию по проекту площадке и специальным службам — это ваша обязанность и единственный способ избежать сюрпризов со стороны локации или надзорных органов. Очередной лайфхак: распечатайте все важные документы и подпишите у всех заинтересованных лиц — это будет вашим главным основанием делать то, что вы запланировали.
Бумажная рутинная работа всегда напрягает. Но это неизбежность, и к ней нужно отнестись со всей ответственностью. Составьте чек-лист со всеми подрядчиками, соберите списки персонала, автомобилей, оборудования. Убедитесь, что все есть. Один неуказанный номер автомобиля может начать рушить все то, что вы выстраивали педантично и аккуратно. Хорошо воспитывают в этом плане «жесткие» площадки, например, ГКД (Государственный Кремлевский дворец. — Ред.). Нет машины в списке, подписанном ФСО? На территорию Кремля машина не заедет, и точка. Правило! А вот теперь представьте, что у вас всего ночь на монтаж, а утром — репетиции и концерт. Что делать будете? Выходы, конечно, всегда есть, но… Задумайтесь, в такой момент былая рутина не покажется ненужной ерундой.
Лично моя многолетняя практика показывает, что если проект на этапе подготовки проработан детально и тщательно, то лучше не отступать от запланированного. Любая импровизация будет максимально требовательна к вашим способностям мыслить на пять шагов вперед, общему видению всех процессов, знанию каждой детали и пониманию всех возможных вариантов «а что будет, если...». Конечно, нужно быть готовым к подобного рода раскладам и выступить на переднем плане принятия важнейших решений. Будьте последовательными и не бойтесь брать на себя ответственность.
Ваш настрой — это энергия, которой вы заряжаете всех вокруг. Всегда, как бы трудно вам ни было, будьте примером для всех остальных. Стоит дать слабину — сомнения могут появиться у всех членов команды.
Уверен, что именно скрупулезно спланированный монтаж, увесистая папка согласованной рабочей документации, пробрифованный профессиональный персонал, знание площадки на 100% добавит позитива и спокойствия в ваш рабочий настрой.