Как учесть на одной площадке интересы детей, бизнеса и благотворительности

Планирование и создание ивентов требует от организаторов множество качеств, включая опыт, профессиональную интуицию и умение предугадать возможные риски. Автор фестиваля “Я расту в России!” Анастасия Руди делится своими идеями и наработками по созданию крупного мероприятия в столице. 

Разработка концепции

В любом мероприятии важно выделить ключевые моменты. Так как это фестиваль для родителей и детей, для нас важно учесть все возможные триггеры и боли целевой аудитории. Так, основная идея крутится вокруг комплексного развития детей. Поэтому мы проводим в 5-ти локациях выступления экспертов на различные темы: спорт, творчество, обучение, мотивация, психология, разговоры о детях с инклюзией, подростковых зависимостях. Мы сделали большой акцент на подборе спикеров - это профессионалы в области образования, спортивного воспитания, детской психологии, многодетные мамы и т.д.

Другой вопрос - это тотальная погруженность молодежи в смартфоны. Как выход, наш фестиваль будет проходить в формате летнего лагеря, где дети и родители на протяжении трех дней смогут провести время в общении без гаджетов, слушая лекции и посещая мастер-классы. 

Второй ключевой момент - это локальный бизнес, которому тоже надо дать возможность развернуться, чтобы представить свои товары и услуги. То есть не в онлайн, а именно в непосредственном общении с родителями и детьми. Поэтому на фестивале пройдет выставка образовательных проектов и торговая аллея локальных брендов. И третье важное направление с точки зрения концепции - это благотворительность. Для нас важно познакомить людей с различными фондами, чтобы они могли лично пообщаться с их представителями и, возможно, поменять свое мнение, убрать недоверие и предвзятость. Вот вокруг этих трех основных тем - детско-подростковое развитие, локальный бизнес и благотворительность выстраивалась концепция фестиваля.

Подбор локации и площадки

Первое о чем мы думали, при подборе площадки - это комфорт и безопасность. Так как фестиваль проходит летом, то находиться в закрытом помещении большому количеству людей будет достаточно сложно. Поэтому было принято решение искать площадку на открытом воздухе. Мы рассматривали несколько локаций в городе, которые уже подготовлены для проведения мероприятий. И в итоге остановились на парке «Красная Пресня». На что мы опирались при выборе:

• Возможность провести мероприятие камерно.
• Удобная и понятная навигация внутри пространства. 
• Близость трех станций  метро, которые позволяют легко добраться до парка с любой точки города.
• Возможность обеспечить безопасность входов и выходов за счет локальности парка.
• Наличие уже оборудованных детских и молодежных пространств, большое количество зелени и прогулочные зоны, что отлично вписывается в концепцию фестиваля.

Возможные риски

Мероприятие на улице - это всегда риски. В первую очередь зависимость от погодных условий, летом это, конечно же, дождь. Здесь сложно подстраховаться, но мы заранее продумали какие места можно будет использовать, чтобы укрыться в случае непогоды, наличие шатров и плюс выдача дождевиков. Второй возможный риск – это нехватка электричества. Для этого мы берем в аренду генераторы. В целом, когда проводишь event на открытом воздухе подстраховать себя на 100% достаточно сложно. 

Состав команды

Команда это ключевое звено в создании и проведении любого мероприятия. От того какие люди работают с тобой, насколько они вовлечены и, что немаловажно, организованы, во многом зависит успех события. Всю команду фестиваля можно условно разделить на 3 большие блока. Это люди, которые занимаются непосредственно внутренней работой по созданию и организации фестиваля, техническая часть и волонтеры. 

На подготовке фестиваля у нас задействовано 30 человек. Все, что касается технической части - этим занимается технический директор и организация по техническому оснащению на подряде. Плюс отдельно есть ЧОП по охране мероприятий, а также клининговая компания. Если всех посчитать, то это больше 100 человек. Плюс волонтеры - больше 200 человек. То есть для того, чтобы обеспечить работу фестиваля мы задействовали больше 300 человек.

Интеграция партнеров

Интеграция партнеров — это целое искусство, самое главное не делать унифицированную интеграцию. Под каждого партнера мы стараемся придумывать концепцию под его запрос. Второй важный момент, чтобы эта интеграция была полезна и для посетителей мероприятия. Это отдельный блок работы, на который у нас выделена целая команда. Здесь есть сложности, потому что раньше большинство партнеров были крупные международные организации, у которых бюджет уже запланирован на участие в различных ивентах. И это стандартная для них практика. На этом фестивале мы в основном работаем с российским бизнесом. И нас приятно удивляет, что большинство из них тоже начинают закладывать в свои бюджеты участие в мероприятиях. В плане удачных идей для интеграции, здесь можно придумать все что угодно. Например у нас есть водный канал, и одному из партнеров мы предлагаем запустить парусники, на которых будет размещен логотип компании. Такую интеграцию точно запомнят. Мы всегда отталкиваемся от пожеланий и возможностей партнеров и стараемся сделать не просто размещение логотипов на площадке, а максимально вписать партнера в стилистику. Еще один пример, у нас будет игровой бот, и в него мы можем включить игровую механику от партнеров с участием, например, их собственных героев.

Если говорить о пользе для детей и родителей, то мы постарались, чтобы время проведенное на фестивале прошло с удовольствием и пользой. У нас запланировано много активностей в виде различных мастер-классов. То есть дети смогут тут же на площадке не только пообщаться с представителями организаций, но и принять участие, попробовать свои силы в актерском мастерстве, спорте, танцах и т.д. Получается своего рода нетворкинг между бизнесом, детьми и родителями. Например, один из наших партнеров - школа актерского мастерства, будет проводить кастинг, и дети смогут тут же принять участие в спектакле, прямо на площадке фестиваля. Те, кто проявит себя наиболее ярко попадут в списки агентов и, возможно, смогут в дальнейшем принять участие в каких-то других интересных актерских проектах. 

Работа с благотворительными фондами

Это отдельный блок фестиваля и здесь тоже есть свои особенности. Сложность заключается в том, что на этот блок закладывается большое количество затрат. Потому что нужно обеспечить участие людей, работающих в фондах, плюс работающих в теме инклюзии, болезней и зависимостей. Другой момент, что в большинстве случаев у нас все включают свое скептическое подозрительное мышление. А вдруг фонды потратят вырученные деньги куда-то не туда, а что это вообще за фонды такие, и под лупой рассматривают их. Мы хотим поменять культуру  и отношение людей к благотворительности. Каждый работоспособный человек, по большому счету, должен выбрать себе фонд, либо еще какую-то ассоциацию и поддерживать хотя бы 100 рублями в месяц. Потому что, когда случается беда и невозможно собрать какую-то большую сумму на лечение или поиск ребенка самостоятельно, кто помогает людям? Но ведь фонды живут за счет благотворителей. Нам очень не нравится система, когда приходится показывать больного ребенка для более эффективного сбора средств. Вы не представляете какую боль от этого испытывает родитель, но ему приходится идти на такой шаг, потому что для ребенка это, возможно, большой шанс. Поэтому очень хотелось бы, чтобы у людей в России культура благотворительности выросла до осознанной позиции. На нашем мероприятии горожане смогут познакомиться с фондами, узнать какую колоссальную работу они проводят, какие люди за этим стоят, и что они делают.