«Я за честные сметы и интересные сценарии»

 

БЛИЦОПРОС

Имя, компания, должность?

Ирина Боева, специалист по охране труда и окружающей среды и организатор мероприятий концерна «Шелл» в России.

 

Как вы пришли в индустрию коммуникаций?

Мне кажется, я изначально там была, со школьной скамьи.

 

Что вы больше всего цените в event-агентстве?

Креативность, гибкость и умение быть настоящим партнёром.

 

С каким event-агентством вы никогда не станете сотрудничать?

С тем, которое не ценит партнёрство, а лишь пытается заработать на клиенте.

 

Три критерия успешного события?

Правильное название, грамотные специалисты, надёжное партнёрство.

 

Зачем нужны тендеры?

Финансовый вопрос в организации события стоит на одной позиции с креативностью. Тендер помогает найти сбалансированное решение для создания успешного мероприятия за честные деньги.

 

Кто для вас самый строгий критик?

Я сама.

 

Вы счастливый человек?

Очень.

 

Кем вы видите себя через 10 лет?

Этот вопрос всегда ставил меня в тупик. Отвечу так: «По крайней мере таким же счастливым человеком, как сейчас».

 

 

ИНТЕРВЬЮ

Раньше, когда школьники готовились к поступлению в вуз, они часто говорили, что хотят стать актёрами, юристами или экономистами. Сегодня многие выбирают карьеру в индустрии специальных событий. Стоит ли, по вашему мнению, молодым людям идти в event? И если да, то каким набором качеств нужно обладать желающему?

Я считаю, что эта профессия была популярна всегда, просто сейчас она модернизируется, выходит на новый уровень. Я проявляла интерес к организации мероприятий ещё со школьной скамьи. А кто-то демонстрирует свои таланты, начиная с детского сада. Вспомните свои семейные праздники: креатив и организация начинаются в детстве. Другое дело, что сейчас весь этот процесс возводится в ранг профессии, для овладения которой необходимо получить специальное образование. Какие качества нужны юному event-специалисту? Желание работать в этой сфере, настойчивость и умение правильно воспользоваться тем, что ты получаешь из внешней среды. Важно уметь фильтровать то, что вокруг тебя, и выводить из этого нужную информацию, которая может помочь в организации твоего мероприятия. Также необходимо упорство и минимальные технические навыки, так как технологии в event-индустрии быстро развиваются, они очень актуальны.

 

Когда вы поняли, что мероприятия — это ваше призвание?

Я всегда чувствовала, что это моё дело. В детстве и юности часто инициировала мероприятия и с удовольствием их готовила. Моя мама всегда говорила, что на работу надо идти как на праздник. Эти золотые слова заложили в моём сознании определённый фундамент. Я использую этот подход в своей профессиональной деятельности, поэтому она приносит мне радость и удовольствие. Ведь приятно, когда работа — это не только достижение цели и результат, но и хобби.

 

Когда вы оканчивали школу, вы уже знали, что будете работать в этой сфере?

Нет, я рассуждала не так. В первую очередь необходимо было получить высшее образование. У меня за плечами технический вуз, я связист. Мне нравилось работать со связью. Удивительно, ведь теперь получается, что в моей жизни техническая связь переросла в общественную! :)

 

Как вам помогает техническое образование в нынешней работе?

Мой основной профиль — охрана труда, безопасность. Университетские знания очень помогают при оценке рисков, которые есть всегда. Это то, на что мало кто обращает внимание при планировании, организации и проведении мероприятий. Многие забывают, что успешное мероприятие — это в первую очередь безопасное со-бытие, то есть совместное пребывание людей. Поэтому сначала мы выбираем площадку, оцениваем её с точки зрения всех аспектов безопасности, потом приступаем к дизайну сценария, далее вырисовывается наполнение программы и круг допустимых активностей. Здесь я использую и логику, и расчёты, и матрицы, и формулы.

 

 

Кто учил вас успешной коммуникации? Может быть, это началось с семьи?

В общем-то, да. Мой папа — журналист, мама — преподаватель, сестра — лингвист. От окружения и среды, в которой находишься, многое зависит. Также мне многое давали и дают профессиональные тренинги и семинары, обучение на различных курсах, участие в круглых столах, где есть возможность общаться и обмениваться знаниями и опытом с разными специалистами.

 

Вы участвуете в конференциях в качестве спикера?

Да, участвую. Выступаю достаточно часто, и делаю это с большим удовольствием. Кстати, выступления — это тоже хороший метод совершенствования и развития.

 

Есть такая тенденция: сейчас актуально быть «прозрачным» для своей аудитории. Многие крупные организации стараются дать исчерпывающую информацию о своих сотрудниках и проектах на сайте компании. Какую роль для вас при выборе подрядчика играет его портфолио?

Я сама очень открытый человек и не люблю камней за пазухой. Поэтому не стала бы, особенно от лица своей компании, работать с агентствами, которые не готовы дать исчерпывающую информацию о себе. Если я готовлю событие и ищу партнёров, скорее выберу предложения тех агентств, которые открыты для своей аудитории и работают по прозрачным сметам. Нужно уметь показывать товар лицом.

 

Того же мнения придерживаюсь и в отношении позиционирования нашего бренда. Именно поэтому с удовольствием даю вам открытое интервью о методах своей работы в «Шелл»!

 

Расскажите о вашей роли в работе компании.

Моя сфера ответственности — безопасность в офисе и внутрикорпоративные мероприятия. За внешние же коммуникации отвечают другие департаменты. Моя аудитория — сотрудники и иногда их дети.

 

Всегда получаете обратную связь?

В основном я провожу опросы. Хотя часто feedback организовывается и без моей инициативы. Это всегда приятно.

 

Можете ли вы озвучить статистику проведённых мероприятий за последний год? Расскажите подробнее о самых ярких из них.

Расскажу о двух ярких больших событиях — «День безопасности» (Safety day) и новогоднее корпоративное мероприятие. Остальные event’ы, порядка десяти за год, менее масштабные, поэтому оставим их для другого интервью! :)

 

О первом — Safety Day. В прошлом году это было большое событие с вовлечением всех сотрудников в основную тему. Участие приняли 350 человек. Круглые столы, интерактивная программа, работа в группах, презентации, лёгкий фуршет. Мероприятие было эффективным и получило хорошие отзывы от всех участников, включая приглашённых партнёров по бизнесу из других компаний.

 

О втором — корпоративный Новый год, название говорит само за себя. На новогоднее событие мы приглашаем членов семей наших сотрудников. Ведь каждый человек проводит на работе большое количество времени, отдаваясь ей по полной. Наши родные скучают по нам, и их необходимо благодарить за поддержку и терпение. Новогодний праздник для сотрудников и членов их семей в прошлом году состоялся на очень интересной площадке, с подбором которой мне помогло агентство. Событие проходило в особняке, где, казалось, сами стены пропитаны атмосферой Нового года и домашнего уюта, а сводчатый потолок устроен таким образом, что создаётся необыкновенный акустический эффект. Когда я первый раз вошла в это помещение, сразу поняла, что не хочу никуда уходить! В голове моментально появились идея и ассоциации. И именно выбор площадки задал концепцию праздника и наполнение программы. Корпоративное мероприятие получило название «Музыкальная шкатулка». Этой концепции мы придерживались во всём.

 

 

Вы регулярно приглашаете на подобные мероприятия членов семей сотрудников?

Да, ежегодно, но мы говорим именно о мужьях и жёнах. Это вечернее фуршетно-коктейльное мероприятие, где есть возможность пообщаться вне стен офиса и насладиться предпраздничной атмосферой. Это событие обычно подытоживает год или же, наоборот, вдохновляет на новые свершения в грядущем.

 

У вас всегда неординарный подход к сценарию события?

Я стараюсь следовать этому принципу. Приятно, когда и агентства разделяют стремление сделать каждый праздник непохожим на другие, придумать что-то, чего не было ранее. Когда все работают на одной волне, то рождается хороший сценарий и способ его реализации.

 

Слушаю вас — и складывается идеальная картинка. Неужели всё действительно так гладко? Может быть, в вашей практике всё-таки встречались какие-то нетривиальные ситуации, о которых хочется рассказать?

У нас был очень интересный опыт определения концепции мероприятия. Девять event-агентств позвонили примерно в одно и то же время с предложением подготовить корпоративный праздник. Тогда я им всем предложила участвовать в конкурсе на лучший сценарий, так как именно тогда начинала его готовить. Все с радостью согласились. Агентствам было предложено вынести на суд моим сотрудникам по три идеи для сценариев и представить их. При этом с каждым агентством была договорённость, что сценарии и авторство остаются их собственностью, независимо от результатов конкурса.

 

Сотрудников моей компании, желающих участвовать в выборе лучшего сценария, я разделила на рабочие группы. Каждая группа общалась с одним агентством и выбирала из трёх идей одну лучшую, чтобы потом презентовать её другим рабочим группам внутри компании. В итоге, по различным критериям и оценочным таблицам, из девяти программ были выбраны три идеи. Они попали на стол руководству для выбора наиболее интересной финальной концепции.

 

Это был фантастический опыт работы сотрудников в командах по нестандартным сценариям, с вовлечением руководителей компании. Настоящий тимбилдинг. Могу отметить, что во время проведения такого многоэтапного конкурса раскрывались новые таланты и качества наших сотрудников. Было очень увлекательно наблюдать за всем этим.

 

 

То есть вы всегда стараетесь дать возможность сотрудникам проявить себя?

Я бы делала это ещё чаще, но у всех в офисе есть основные функции, куда крайне редко входят обязанности по организации мероприятий. Это общественная нагрузка, которую я не имею права навязывать, поэтому многое зависит как от желания сотрудников участвовать в этом процессе, так и от их возможностей.

 

Каково это — делать event’ы в огромной международной компании с богатой историей? Не давит груз ответственности?

Прежде всего, я чувствую ответственность за людей и за репутацию организации. Но я не воспринимаю это как груз. Является ли компания международной — не главное.

 

Я знаю, что для вас важны детские мероприятия…

Да, обычно это события для детей наших сотрудников. Некоторое время назад мы проводили праздники на наших площадях, прямо в офисе, потому что малышам интересно знать, где работают их папы, мамы. С ребятишками мы организовывали мастер-классы, конкурсы, рисовали нашу ракушку, ели пиццу и другие вкусные вещи.

 

Некоторые родители рассказывали, что их дети, делясь со своими сверстникам впечатлениями от визита в офис родителей (а офис расположен рядом с Московским зоопарком), с гордостью сообщают, что их папа работает в зоопарке и ест пиццу.

 

Вообще, дети — самая искренняя и благодарная аудитория. Очень приятно, когда они уходят с наших мероприятий с улыбками… Это тоже своего рода оценка нашей деятельности.

 

 

Рисуете легендарную ракушку… Это же символ со столетней историей!

В этом году мы отмечаем 125 лет. Вы, наверное, заметили, что у нас в офисе много символики, посвящённой этому событию, ретрофотографий, которые повествуют о развитии и работе концерна «Шелл» в России.

 

Заметила, это очень интересный ход. Ирина, а вы уделяете внимание социально полезным программам или сосредотачиваетесь исключительно на внутренних планах компании?

Это большая организация, и мы принимаем участие в разных проектах. У нас идёт плотное сотрудничество с фондом «Даунсайд Ап», который помогает семьям с детьми с синдромом Дауна. Это многолетняя и ежегодная поддержка проектов фонда: велопробег, лыжная гонка. С 2004 года мы поддерживаем Большой театр, спонсировали работы по его реконструкции. Есть ещё другие движения, где многие наши сотрудники принимают активное участие, но это неофициальная волонтёрская деятельность.

 

Вы подбираете подрядчиков и партнёров согласно своим личным впечатлениям? Или наличие профессионального портфолио важнее субъективного мнения?

Многое зависит от личных ощущений, ведь портфолио может состоять из фотографий из интернета и ничего не значить. Поэтому мы и проводим тендеры, собираем отзывы, оцениваем презентации, но, безусловно, я опираюсь и на интуицию.

 

Наверное, поэтому так много женщин в event’е: нужна хорошая интуиция…

Да, и через сердце мы пропускаем очень многое. При этом моя рабочая группа всегда открыта не только для женщин, а для всех желающих. Ведь чем больше мнений, тем лучше. Почти всегда три-четыре человека из других отделов принимают активное участие в обсуждении и оценке концепции проекта.

 

Вы верите в силу живого общения?

Я не то что верю, я считаю её основным двигателем прогресса. Сначала живое общение, и только потом его перевод в электронный формат. Кстати, замечали, что теперь без смайликов, аплодисментов и цветочков не обойтись даже в переписке? А это тоже элемент живого общения, но по интернету! :)

 

 

Эмоции важны?

Очень. Когда я читаю письмо или сообщение в интернете от человека, я пытаюсь понять его истинные эмоции и мысли, «услышать» интонацию через напечатанные слова. Это важно для работы, но, чтобы на сто процентов правильно понимать эмоцию и её глубину, мне нужно видеть глаза и слышать сердце человека. Наверное, поэтому я и ушла из связи, так как поняла, что в работе с приборами определить можно только свою эмоцию, а в организации мероприятий — эмоциональный настрой всех участников процесса.

 

Расскажите о самом позитивном и самом негативном опыте работы с партнёром.

У меня есть один грустный пример. В тот раз мы «догоняли» Новый год. Получилось так, что дату празднования несколько раз переносили. Потом руководитель определился: мероприятие запланировали на конец января. Это оказался день моего отъезда в отпуск. Возможности что-то поменять уже не было. Я перераспределила ответственность, и, в частности, мы договорились с агентством о том, с кем и как в моё отсутствие они будут работать. Координировать весь процесс на площадке тоже предстояло им.

 

Похоже, что ребята не до конца прочувствовали важность задачи (возможно, были и другие причины, о которых я могу только догадываться), но после этого мероприятия я получила один очень жёсткий комментарий: «Ну, плохо… и тебе с этим жить». Мне и сейчас больно это вспоминать, даже несмотря на то, что фотографии с мероприятия и некоторые другие отзывы полны позитива.

 

О положительном опыте. К счастью, почти каждое мероприятие — это положительный опыт. Конечно же, организация события не может строиться на работе одного человека. Поэтому я очень благодарна моим коллегам и тем профессионалам, которые всегда готовы протянуть руку помощи в организации и проведении мероприятия, сделать его эмоционально насыщенным и эффективным.

 

Последний вопрос достаточно личный. Чем вы по-настоящему гордитесь в жизни?

Какой сложный и интересный вопрос! Я горжусь тем, что на каждом этапе жизни мне есть чем гордиться… Но если говорить о чём-то одном, то всё же это моя семья. Нас в общей сложности уже более 15 человек! Мои мама и папа — наш фундамент. Они заложили и продолжают поддерживать во всех нас любовь, дружбу, умение помогать друг другу и, главное, ценить то, что мы друг у друга есть. Мне многие говорят: «Боже мой, какие вы все дружные!» А ведь большая семья — это тоже команда!