10 правил ведения мероприятия

  • Дуэт «КП», ведущие

 

На ведущего возлагается большая ответственность, ведь именно он должен донести до гостей всю значимую информацию и добиться выполнения поставленных задач на мероприятии.

 

1. Предварительное знакомство.

Ведущий может наладить предварительную коммуникацию с гостями ещё до официального начала мероприятия. Небольшие информационные объявления и анонсы программы, личное присутствие в зоне сбора гостей это поможет ведущему создать доверительные отношения с публикой в дальнейшем.

 

2. Работа с бумажным носителем.

Ведущий ни в коем случае не должен «говорить по бумажке», но в зоне досягаемости всегда должен быть сценарный план с актуальными корректировками. Лучше прочитать сложную фамилию с листа, чем произнести её неправильно или перепутать порядок выступающих, полагаясь на свою феноменальную память. И никаких iPad: они иногда разбиваются и разряжаются в самый ответственный момент на сцене.

 

3. Сначала накормить.

Опытный ведущий всегда может правильно распределить «гастрономические паузы». Это промежутки времени по 4–5 минут, когда гости могут просто поесть. Даже в самом насыщенном сценарии нужно выделять такие интервалы во время подачи закусок или горячих блюд. И в эти 5 минут может не происходить НИЧЕГО. Просто пожелайте всем приятного аппетита. Гости будут благодарны и с удвоенным вниманием будут следить за происходящим после такой паузы.

 

 

4. Никакого насилия.

Бывают моменты, когда по сценарию гости должны принять участие в том или ином интерактиве. Также бывают моменты, когда гости этого не хотят делать категорически. Где произошёл сбой, почему реакция получилась не такой, как ожидалось, вы будете выяснять позже, но в этот момент не нужно «дожимать» аудиторию любой ценой, просто объявите музыкальную паузу и придумайте адекватную замену этому элементу программы.

 

5. Помните, зачем вы это делаете.

«Единственная настоящая роскошь это роскошь человеческого общения», — сказал один известный писатель. Угадали какой? И это девиз большинства мероприятий. Именно над созданием комфортной атмосферы общения трудится вся event-команда. Поэтому выжимайте из интерактивов максимум информационных поводов для общения, разговаривайте с участниками, задавайте им вопросы, импровизируйте. Игра ради игры никому не нужна.

 

 

6. Разнообразие и паузы.

Не пытайтесь сделать наполнение максимально плотным, сценарный план с шагом в 2 минуты годится только для телевизионной программы. У людей должно быть свободное время в течение вечера. Используйте разнообразные форматы: аудио, видео, мультимедиа. Три викторины подряд «убьют» любую аудиторию.

 

7. Не бойтесь вносить коррективы.

Любое мероприятие — это живой организм. Так же как и участники мероприятия — живые люди. Грамотная подготовка, чёткий тайминг — это прекрасно. Но иногда жизнь вносит свои коррективы. Так не бойтесь этого. Опаздывает генеральный директор, а по сценарию он должен выступить в самом начале. Что лучше: формально следовать плану, заставив триста человек ждать начала вечера лишний час в зоне welcome, или перенести выступление директора на вторую часть? Мы всегда выбираем второй вариант.

 

 

8. Следуйте графику настроения.

Казалось бы, это элементарно: начинаем с лёгкого и непринужденного знакомства, топим лёд при общении, планируем яркие и эмоциональные активные моменты в середине мероприятия и плавно завершаем. Но сколько раз мы видели «режиссёрские находки» в виде танцевального мастер-класса в первые 20 минут после начала мероприятия.

 

9. Финальный час.

Это время необходимо гостям любого события для общения, обсуждения прошедшего, планирования обратной дороги. Нельзя сразу после финального момента программы предложить гостям пройти к трансферам или покинуть площадку. Люди не роботы. Дайте им время.

 

10. Ведущий — для народа.

А не наоборот. Никто не идёт на мероприятие с целью «посмотреть на ведущего», если только это не его сольный концерт. Поэтому будьте просты в общении, самоироничны, ненавязчивы и помните, что вы часть команды, которая работает на общий результат.

 

Поделиться