Выездные мероприятия: что изменилось за год пандемии

Спустя год пандемии в воздухе витают скорые перемены и возвращение к офлайн мероприятиям. Мы соскучились по поездкам и хотим заново бронировать площадки, придумывать активности и удивлять своих сотрудников и клиентов, чтобы бизнес-часть мероприятия стала эффективнее.


Что изменилось спустя год? Чего ожидать от выездных мероприятий кризисный год спустя? Вывозили ли группы в этом году и как это было? Мы опросили представителей трех крупнейших московских MICE агентств и узнали, с какими особенностями столкнулись агентства и клиенты при подготовке мероприятий.

Туризм в России: мест нет и дорого

 

Ксения Балдицына, АТН American Express:

 

"Закрытые границы спровоцировали огромный спрос на направления внутри России. И кажется, что многие регионы РФ не слишком готовы к корпоративному туризму. Направления, ставшие внезапно популярными в запросах клиентов - Байкал, Камчатка, Алтай, и в принципе не были ориентированы на массовый туризм, самые необычные и «вкусные» инсентив программы всегда рассчитаны на небольшие группы. Но зачастую в регионах бывает трудно не только организовать нестандартный тур для большой группы, но и просто подобрать отели с достаточным количеством двухместных номеров или вместительные площадки. 


Мы все время находимся в поиске таких площадок, пробуем другие форматы, радуемся, если клиент соглашается поменять привычный подход. Например, когда группа в 160 человек не прошла по размерам в зал в выбранном отеле в горах, мы перенесли конференц-часть в шатер на лужайку, расставив бинбэги вместо стульев. К сожалению, не всегда бизнес-формат мероприятия позволяет клиентам эксперименты".


Коллеги едины во мнении, что отели популярных направлений предпочитают индивидуальных туристов с более высокими рейтами. Отели неохотно участвуют в тендерах, держат брони для групп и сохраняют корпоративные цены. В контракты иногда вписывают пункт о штрафе за отмену бронирования группы, что по сути является штрафом за упущенную прибыль.


В то же время в Москве такой подход отели не могут себе позволить несмотря на приток частных туристов, особенно весной 2021. Московские отели по-прежнему охотно участвуют в тендерах, идут на переговоры по снижению цен для групп и предоставляют льготные условия отмен с глубиной продаж в полгода. 


Сотрудник агентства, пожелавший остаться анонимным:


В январе 2021 вышло постановление правительства Москвы, которое было сформулировано юридически безопасно, но для обычных профессионалов отрасли было непонятно и неоднозначно. Если в блогах посмеялись над мемами о том, что каждый понимает распоряжение как может, то для нас эта ситуация обернулась дополнительным стрессом.


Один из московских отелей прочитал это распоряжение так, что проведение подтвержденного мероприятия на 50 человек несло для них риски. Отель написал нам об отмене мероприятия за 1 день до заезда. Мы направили запрос в три других пятизвездочных отеля в Москве. Каждый из них был готов принять группу с заселением на следующий день. Такой подход невозможен, например, в Сочи.

Выездные мероприятия были даже в пандемию


Сотрудник агентства, пожелавший остаться анонимным:


В разных отраслях отношение к выездным ивентам отличается, но большинство придерживается всех правил и ограничений, связанных с коронавирусом. Наш отдел по организации круглых столов для фармкомпаний полностью загружен. Помимо круглых столов проводятся и каскады по продуктам. В начале 2021 мы провели каскад мероприятий на 40 городов по 20-100 человек. 


Фармкомпании ограничены не только распоряжениями местных властей, но и постановлениями глобальных офисов и трэвел-банами. Этот сегмент в основном проводит совещания для своих сотрудников, разбивая группы на региональные собрания группами от 25 до 200 человек в зависимости от глобальных политик, специфики бизнеса, политик и решительности руководства.


Для фармкомпаний критично очно отработать навыки по продвижению препаратов. Они готовы дробить тысячники на 5, 8 и даже 18 городов, но отработать ролевые игры эффективно. При этом общие выступления руководителей с мотивационными посылами и стратегическим видением сотрудники могут посмотреть в трансляции на местах. Мы ограничены NDA и не можем раскрывать детали, но важно, что очные мероприятия до 200 человек на одной площадке с соблюдением всех мер предосторожности уже проводятся. 


В 2021 году мы уже вывозили группы и в Турцию, и в ОАЭ. Много вывозим клиентов по России на каталки в Сочи, на Урал, Байкал. Появилась логистика, рейсы стали отменять реже из-за проблем с наполняемостью. Жизнь налаживается. 

 

Наталья Николаева, Сontinent Express

 

В октябре 2020 в разгаре второй волны коллеги вывезли группу клиентов IT компании в составе 400 человек в Турцию. В России разместить группу не было вариантов – действовали запреты и ограничения. Онлайн формат при этом не рассматривали. Сложностей было немало: рейсы, которые могли расформировать в любой момент, ограничения на выезд и въезд в страну, необходимость справок. Несмотря на это компания сочла важным для бизнеса вывезти своих клиентов и собрать всех в одном месте. Прекрасная погода в октябре, доступность моря, солнце помогли решиться выбрать эффективный очный формат, несмотря на риски и дополнительные затраты. 

Разрыв цены и качества

Наталья Николаева, Сontinent Express:

 

После пандемии рассчитывать на докризисные тендерные цены и привычное соотношение цена-качества нам не стоит. Сейчас отелям только предстоит набрать распущенный за год персонал, заново обучить людей. Некоторым отелям придется возвращать в оборот закрытый в пандемию номерной фонд. Многие поставщики закрылись, особенно в регионах: трансферные компании, услуги кейтеринга, кафе и рестораны, технические подрядчики.  

                                                              
Мы ожидаем дальнейший рост цен к осени, когда снимут еще больше ограничений. Спрос на услуги резко вырастет, а предложение будет ограничено. Пройдет время, прежде чем рынок сможет предложить докризисное качество услуг по ценам 2019.

Долго играем тендер, реализуем проект в сжатые сроки, работая 24/7

Участники рынка единогласно отмечают, что тендерные процедуры на мероприятия затягиваются. Заказчики оттягивают решения до критичных сроков в ожидании снятия ограничений. Компании настаивают на бесплатной отмене всех услуг на случай следующей волны. В итоге на реализацию проектов остается гораздо меньше времени, чем в 2019. Организаторы на стороне как агентства так и клиента работают в очень сжатых сроках практически круглые сутки, чтобы в условиях неопределенности и непредсказуемости подготовить более сложные мероприятия. 


Сотрудник агентства, пожелавший остаться анонимным:


Сейчас особенно сложно собрать информацию с поставщиков для предложения. Подрядчики сократили персонал, стратегически важные сотрудники выполняют не только свою работу, но и работу ассистентов. В каких-то компаниях нужный сотрудник выходит на работу только один раз в неделю. Получить расчет или предложение оперативно как раньше стало просто невозможно.   


Мы также сталкиваемся с тем, что какие-то поставщики не хотят играть тендеры и просчитывать разные варианты программ. Они прямо говорят: на ваши 15 человек наша программа в хорошем варианте стоит 1,2 млн, классная программа стоит 1,5 млн. У вас 1 млн – вы не можете нас себе позволить. Приходится тратить огромные усилия и время на длительные переговоры и договариваться. 

Офлайн надвигается


Таксисты в городах экспертно заявляют: сейчас выезжают только медики и фармацевты. Но мы все чувствуем в воздухе скорое возвращение офлайновых мероприятий для всех сфер. Мир просыпается. Коллеги в агентствах обрабатывают много запросов на Турцию и Грецию на период с  мая до конца 2021 года, включая большие тысячные мероприятия.


Офлайн набирает обороты. В Москве уже проводится много очных мероприятий. Бизнес понимает, что даже в условиях ограничений, неудобной логистики, сложных условий рассадки и нехватки места в зале, удорожания бюджета за счет аренды дополнительных площадей, очные мероприятия эффективнее онлайна. 


Компании при первой возможности стараются уходить в офлайн и уже сейчас осторожно разбавляют сухую деловую программу активностями для командообразования, укрепления деловых связей и мотивации сотрудников и клиентов.


Беседовала с коллегами Алена Фрэйзер

Поделиться