Истории адаптаций

Оптимизация расходов, онлайн-продукт для туристического рынка и обеспечение эпидемиологической безопасности на железнодорожном вокзале - представители ивент-рынка поделились своими историями как их компании адаптируются в это нестабильное время.

 

 

Оптимизация затрат для выхода из кризиса

 

Екатерина Андреева, управляющий партнер концертной компании КИТ

 

Мы начали развивать сотрудничество с быстрорастущей сферой онлайн-обучения и проектами на базе сообществ. Благодаря предыдущему опыту, удалось продолжить работу с телевидением. 

 

Отдельное актуальное сейчас направление для ивент-компаний — оптимизация затрат. Для выживания при существенном или полном падении выручки в приоритете была скорость снижения расходов. Сложности планирования в условиях полной неопределенности также не позволили провести полноценную оптимизацию. Тем не менее, при выходе из кризиса эта задача не потеряла свою актуальность, а приобрела новый смысл. 

 

В текущих условиях важно оперативно получать результаты. Оптимизация затрат по принципу «быстрых побед» строится, исходя из приоритета, потенциального эффекта, простоты и скорости внедрения изменений. Это посильная автоматизация, например, шаблоны документов, калькуляций заказов с настроенным вводом и выводом данных, а также формат «панели управления» с ключевыми показателями и визуализацией для принятия управленческих решений.

 

Проект по оптимизации расходов часто требует проведения интервью с сотрудниками в индивидуальной форме и организации работы фокус-групп. В результате создаются детальные блок-схемы процессов с указанием времени и других ресурсов для выполнения каждого действия, частоты их повторения и ответственных. Так проясняются задержки, простои, которые следуют исключить. Важно также уточнить, что запускает процесс и требуется на входе, какие результаты получаются на выходе, и документооборот по каждому действию. Задавая вопросы о том, существуют ли проблемы, решаются ли они сейчас, и как сотрудник видит улучшение анализируемой области, можно получить очень ценные данные. Нередко выясняются «слепые пятна» в системе контроля организации, за которые нужно будет назначить ответственного. Пиковые нагрузки можно предотвратить улучшением планирования. Недостаток данных и их ручная обработка решается определением порядка взаимодействия ответственных и автоматизацией процессов. 

 

Важно добиться сокращения времени, затрачиваемого на подготовку к задачам. Для event-компаний наиболее актуальна оптимизация затрат, понесенных на этапе пресейла, то есть до заключения договора с клиентом. Вместо безрезультатных расходов такого рода может быть выполнено больше нишевых проектов или особых требований заказчиков. Так, в нашей компании в случае неактивного интереса со стороны клиента без предыдущей истории сотрудничества вместо составления брифа и индивидуального подбора делается питчинг наших актуальных предложений по артистам с учетом похожих проектов, например, проведения дней городов со звездами в формате онлайн. Кроме того, общение в заказчиками естественным образом было разделено по индустриям и, соответственно, типам запросов к нам по мере восстановления их деятельности. Так, подготовка предложений в марте и апреле велась, в основном, для онлайн-школ и проектов на базе сообществ, что позволило существенно оптимизировать затраты на них.

 

Помимо сбора информации, интервью и фокус-группы являются инструментами для вовлечения команды в изменения, что важно для реализации принятых после анализа решений. 

 

В конечном итоге, оптимизация затрат – это возможность отсечь все лишнее и быстрее двигаться к своим целям, создав гибкую и эффективную структуру.

 

 

Онлайн-продукты + туризм

 

Катерина Пастушенко, член НАОМ, коммерческий директор агентства «Свои люди»

 

У нас был онлайн продукт, который мы оперативно создали в связи с ковидом и работали активно на нём. Но сейчас многие клиенты замерли в ожидании: заказать онлайн тимбилдинг, например, сейчас чревато тратой бюджета. Ведь если дадут разрешение на оффлайн, то его провести не получится, т.к. денег уже не будет. И многие сейчас ждут развязки. Ну и вопрос второй волны актуален.

 

Идет тенденция на микс онлайн и оффлайн. Когда часть участников выезжает на оффлайн мероприятие, а часть остаётся в своих офисах и принимает участие онлайн. Что в конференциях, что в командообразовании. И мы к этому формату тоже уже готовы.

 

Меняются подходы и в привлечении клиентов привлечение клиентов. Сначала это были многочисленные вебинары и прямые эфиры, сейчас их посещение резко упало и все уже устали от них. Плюс лето, поэтому мы стали узнавать у наших давних клиентов и партнёров: как дела, какие планы на будущее, можем ли мы чем-то помочь. 

 

Кроме того, сейчас развиваем активно туристический продукт, т.к. он также связан с нашей мобильной платформой, а туризм в России сейчас на пике популярности и как никогда активен. Поэтому мы часть своих усилий направили на смежную отрасль.

 

 

Мобильные пункты тестирования

 

Ильдар Курманаев, член НАОМ, руководитель «Виконт медиа»

 

Естественно, с b2b-рынком сейчас очень сложно работать, потому что у корпоративных заказчиков практически отсутствуют мероприятия. 

 

В последние месяцы делаем акцент на частный сектор, чтобы хоть как-то продержаться. Помогаем в организации свадеб и юбилеев. У нас компания с собственным оборудованием, шатрами, поэтому нам проще в этом плане. Сейчас у нас в Оренбурге и Поволжье запрещены мероприятия, в том числе в закрытых помещениях и ресторанах, поэтому мы проводим на открытых площадках, на природе.

 

В условиях глобального кризиса бизнес должен быть гибким, а также не забывать о своей социальной ответственности. Поэтому совместно с Правительском Оренбургской области мы организовали мобильный пункт тестирования на новую коронавирусную инфекцию.

 

В середине апреля на железнодорожном вокзале города работал пункт тестирования на ковид. Пассажиры начали жаловаться на долгое ожидание очереди в здании вокзала на взятие теста. Было принято решение сделать тестирование на въезде более комфортным, организовав мобильный пункт, соответствующий предписанным нормам роспотребнадзора, в кратчайшие сроки. Среди основных требований: запрет на проведение тестирования лиц с симптомами covid-19, соблюдение социальной дистанции, а также наличие специального оборудования и экипировки для персонала.

 

В течение четырех дней с момента поступления задачи в агентство на вокзале был установлен и запущен в работу шатер площадью 300 м². Восемь входов для различных категорий граждан – пассажиров с детьми, иностранцев и других, продуманная внутренняя навигация и система звукового оповещения посетителей обеспечили пропускную способность до полутора тысяч человек в сутки. Ответственными за контроль и тестирование пассажиров были назначены шестнадцать высококвалифицированных медиков-сотрудников местных городских больниц. Шесть комплектов климатического оборудования позволили держать температуру внутри шатра в соответствии с лабораторными нормами – 19 ℃.

Поделиться