Диагноз: анабиоз от отсутствия впечатлений

Почему одни мероприятия считаются успешными, а другие – просто проходят и ничем не запоминаются? Даже при идеальной организации важно, чтобы каждый человек чувствовал себя частью игры, праздника или состязания. Именно поэтому вовлеченность участников остается ключевым элементом успеха любого мероприятия.

Организация любого мероприятия требует усердной работы – от утренника в детском саду до пышной презентации или фешенебельной вечеринки. Однако в зависимости от формата, организаторам приходится прилагать разнообразные усилия. В каких-то случаях мы напрямую решаем задачи клиента, в других – выступаем консультантами. Но несмотря на это, от специалиста требуется четкое понимание, как обеспечить глубокую вовлеченность каждого человека и оставить в его памяти позитивные впечатления?

Впечатления для каждого

Давайте задумаемся, а может ли быть мероприятие без впечатлений? Конечно, может – но это будут деньги, выброшенные на ветер. А учитывая экономическую ситуацию, в которой практически все заказчики стали куда внимательнее относиться к своим затратам, кто захочет оправдываться за неразумно раздутый бюджет или минимальный эффект от проведенного события? Поэтому нужно четко планировать, что должен унести «с собой» каждый гость.

Если кто-то был приглашен на ваш праздник, тимбилдинг, корпоратив или прием, значит для него нужно обеспечить нужные впечатления, сделать так, чтобы он был вовлечен в событие и запомнил его в позитивном ключе. Приведу пример: в прошлом году мне довелось говорить с одним заказчиком, который хотел устроить партнерский форум, но не имел никаких сформулированных целей. В отличие от предыдущих годов с «тучными» бюджетами, у него уже не было столько денег на организацию мероприятия, и привычный для всех участников формат с роскошным питанием, но в прошлом все партнеры оставались довольными, и традицию хотелось продолжить. После того, как мы постарались выяснить, что является основным аспектом вовлечения для гостей, выяснилось, что партнеры любили в мероприятиях активный досуг. Им нравилось, что компания то предлагает им картинг, то приглашает их кататься на снегоходах. Благодаря этому, в мероприятии текущего года нам удалось отсечь лишние статьи бюджета, исключить слишком дорогие подарки, но организовать именно ту степень вовлеченности, которая нужна требовалась для достижения эффекта.

Хлеба и зрелищ…

По словам гуру и одного из основоположников event-индустрии Джо Голдблата, который в свое время организовывал сотни мероприятий высшего уровня в США, включая инаугурации президентов и открытия крупнейших торговых центров, люди всегда тяготели к проведению различных мероприятий. Только раньше это были всяческие обряды и ритуалы, и всех устраивало, что они похожи друг на друга из года в год. Но сегодня мероприятия готовят специально для каждого случая, и вам не удастся обеспечить достаточный уровень вовлеченности аудитории, если она распознает совершенно обычное, ничем не запоминающееся мероприятие. Наоборот, при подготовке события нужно четко прорисовать его индивидуальность, и в этом сильно помогает широта выбора исполнителей и подрядчиков. Например, клиенты iDOevent получают возможность просмотреть портфолио разных дизайнеров, декораторов, музыкантов и выбрать то, что больше подходит для конкретного случая. В каком-то смысле финансовый кризис даже оздоровил рынок, так как люди стали в большей степени искать не просто дорогие, а правильные решения.

В частности, интерактивность и возможность работать с цифровыми технологиями постепенно становится обязательной частью для успешного мероприятия. Как говорит Беттина Розенбах, из Institute of the German Trade Fair Industry, за последние 5 лет от event-специалиста стали требоваться не только гибкость, способность к самоорганизации и тайм-менеджмент, но и умение работать с интернет-технологиями и социальными сетями. В этом контексте я уверен, что участие должно начинаться задолго до и продолжаться после мероприятия за счет взаимодействия с участниками через социальные сети и в Интернете.

Подводя итог, скажу, что каждый должен становиться частью события, и развивающиеся технологии открывают совершенно новые возможности для этого. Хорошим примером нового направления для вовлечения гостей является краудстримминг, когда трансляции делают сами участники мероприятия, показывая происходящее с разных ракурсов и становясь одним из создателей видеопотока. Но это только один из вариантов, а об остальных я расскажу в следующих публикациях.