Cоздатель онлайн-сервиса iDOevent.ru
2 августа 2017 г.
Организация любого мероприятия требует усердной работы – от утренника в детском саду до пышной презентации или фешенебельной вечеринки. Однако в зависимости от формата, организаторам приходится прилагать разнообразные усилия. В каких-то случаях мы напрямую решаем задачи клиента, в других – выступаем консультантами. Но несмотря на это, от специалиста требуется четкое понимание, как обеспечить глубокую вовлеченность каждого человека и оставить в его памяти позитивные впечатления?
Давайте задумаемся, а может ли быть мероприятие без впечатлений? Конечно, может – но это будут деньги, выброшенные на ветер. А учитывая экономическую ситуацию, в которой практически все заказчики стали куда внимательнее относиться к своим затратам, кто захочет оправдываться за неразумно раздутый бюджет или минимальный эффект от проведенного события? Поэтому нужно четко планировать, что должен унести «с собой» каждый гость.
Если кто-то был приглашен на ваш праздник, тимбилдинг, корпоратив или прием, значит для него нужно обеспечить нужные впечатления, сделать так, чтобы он был вовлечен в событие и запомнил его в позитивном ключе. Приведу пример: в прошлом году мне довелось говорить с одним заказчиком, который хотел устроить партнерский форум, но не имел никаких сформулированных целей. В отличие от предыдущих годов с «тучными» бюджетами, у него уже не было столько денег на организацию мероприятия, и привычный для всех участников формат с роскошным питанием, но в прошлом все партнеры оставались довольными, и традицию хотелось продолжить. После того, как мы постарались выяснить, что является основным аспектом вовлечения для гостей, выяснилось, что партнеры любили в мероприятиях активный досуг. Им нравилось, что компания то предлагает им картинг, то приглашает их кататься на снегоходах. Благодаря этому, в мероприятии текущего года нам удалось отсечь лишние статьи бюджета, исключить слишком дорогие подарки, но организовать именно ту степень вовлеченности, которая нужна требовалась для достижения эффекта.
По словам гуру и одного из основоположников event-индустрии Джо Голдблата, который в свое время организовывал сотни мероприятий высшего уровня в США, включая инаугурации президентов и открытия крупнейших торговых центров, люди всегда тяготели к проведению различных мероприятий. Только раньше это были всяческие обряды и ритуалы, и всех устраивало, что они похожи друг на друга из года в год. Но сегодня мероприятия готовят специально для каждого случая, и вам не удастся обеспечить достаточный уровень вовлеченности аудитории, если она распознает совершенно обычное, ничем не запоминающееся мероприятие. Наоборот, при подготовке события нужно четко прорисовать его индивидуальность, и в этом сильно помогает широта выбора исполнителей и подрядчиков. Например, клиенты iDOevent получают возможность просмотреть портфолио разных дизайнеров, декораторов, музыкантов и выбрать то, что больше подходит для конкретного случая. В каком-то смысле финансовый кризис даже оздоровил рынок, так как люди стали в большей степени искать не просто дорогие, а правильные решения.
В частности, интерактивность и возможность работать с цифровыми технологиями постепенно становится обязательной частью для успешного мероприятия. Как говорит Беттина Розенбах, из Institute of the German Trade Fair Industry, за последние 5 лет от event-специалиста стали требоваться не только гибкость, способность к самоорганизации и тайм-менеджмент, но и умение работать с интернет-технологиями и социальными сетями. В этом контексте я уверен, что участие должно начинаться задолго до и продолжаться после мероприятия за счет взаимодействия с участниками через социальные сети и в Интернете.
Подводя итог, скажу, что каждый должен становиться частью события, и развивающиеся технологии открывают совершенно новые возможности для этого. Хорошим примером нового направления для вовлечения гостей является краудстримминг, когда трансляции делают сами участники мероприятия, показывая происходящее с разных ракурсов и становясь одним из создателей видеопотока. Но это только один из вариантов, а об остальных я расскажу в следующих публикациях.