Несколько рекомендаций по работе с площадкой

В работе с площадкой есть масса подводных камней. На каждой новой эти камни свои. В данном случае слово «новые» применяется к площадкам, с которыми работаешь впервые.

Итак, сначала, ну чтобы вы понимали какие камни встречаются, случай:

Когда еще существовала площадка «Тотем Холл» на Кутузовском проспекте, мы успели провести там одно мероприятие – двадцатилетие IT-компании. В процессе подготовки было отработано огромное кол-во вопросов и возможных форс-мажоров, но за три месяца переговоров с площадкой мы не задали один очень важный, как оказалось позже, вопрос (кто знает, тот поймет): «А у вас в туалете стоят африканцы – уборщики в темных нишах и, когда человек выходит из кабинки, то африканец – уборщик сразу зачищает ее?»

А они стояли!

Все рекомендации основаны на нашем опыте и опросе, проведенном среди ивент агентств, заказчиков, и самих площадок.

Рекомендация №1

Лично я скептически отношусь к наличию на площадке чего-то стационарного или эксклюзивного, будь то техническое оснащение (Звук, Свет, Сцена, Видео) или «кейтеринг – монополист».

Мы все знаем из учебников, что монополия – это плохо! Это высокие цены и низкое качество.

Если вы пришли на площадку, а там сплошные эксклюзивы, рассматривайте эти эксклюзивы под микроскопом:

• Просите детальные расшифровки, калькуляции, сметы.
• Сравнивайте все с «рынком» и указывайте на расхождения.
• Фиксируйте договоренности на бумаге.
• Не поддавайтесь на «Пакетные предложения», типа: у нас все вместе стоит 9 млн. Отсутствие прозрачной калькуляции – явный признак скрытой доходности.

Наше исследование показало следующее:

Наличие стационарного сценического оборудования (Свет, Звук, Сцена, Видео) неважно для большинства Ивент Агентств, а лучше бы его на площадке вообще не было. Однако для большинства представителей заказчиков крайне важно, чтобы был базовый комплект технического оборудования или площадка была готова «под ключ».

А вот касательно услуг Кейтеринга - и Заказчики и Ивент Агентства сошлись в едином мнение, что не должно быть на площадке эксклюзивного подрядчика (конечно, это не касается ресторанов со стационарной кухней).

Также мы попросили респондентов оценить важность тест-стола по десятибалльной шкале и получили наибольшее распределение (90%) в интервале от 5 до 10 баллов. И это очень важно! Особенно, если кейтеринг работает на эксклюзивных условиях. Проводите тест-столы, а еще требуйте такое же, как на банкете накрытие и фотографируйте, чтобы у вас потом не было черных скатертей и черных накидок на стулья.

Рекомендация №2

Старайтесь сделать так, чтобы на встрече с площадкой присутствовал весь ответственный персонал (Менеджер площадки, Технический директор, Представитель клининга, Служба безопасности, Работники сцены (если есть), и запишите у всех номера телефонов. Причем, если этот персонал апеллирует именами людей, которых нет на встрече – требуйте телефоны и записывайте их тоже. Потом будет хотя бы, кому звонить!

Рекомендация №3

Обязательно узнавайте: есть ли мероприятие до вас? Когда оно закончится? Есть риск, что ваши технические подрядчики в момент заезда будут толкаться с чужими подрядчиками осуществляющими демонтаж оборудования. В этом случае нужно встречаться с ними заранее и совместно согласовывать график монтажа.

Рекомендация №4

Перечень вопросов, которые необходимо, на наш взгляд, задать площадке:

• Есть ли эксклюзивные поставщики услуг (Техническое обеспечение, кейтеринг, служба безопасности, застройщики, декораторы, электрика(генераторы), клининг, гардероб и прочее)
• Есть ли пробковый сбор? (Этот вопрос подразумевает привоз собственного алкоголя). Есть один нюанс, который я опишу в конце статьи*.
• Сколько туалетов и где? (По опыту должно быть не менее 2 санузлов на 50 человек, по нормативам - меньше)
• Сколько гримерок и их вместимость?
• Электрическая мощность – источник подключения и его расположение (дальность). Нужна ли электро-разводка? Нужна ли дополнительная плата за электричество?
• Отопление/кондиционирование/вентиляция?
• Технические помещения для кейтеринга?
• Технические помещения для складирования «кофров»?
• Возможность установки электро-генератора и место его установки, если существует нехватка электрической мощности?
• Есть ли возможность подвеса оборудования/допустимые нагрузки/точки подвеса? (Идеально, если вам предоставят технические чертежи помещения с нагрузками на потолочные перекрытия).
• Время аренды? (С какого часа вы можете заехать на площадку (приступить к монтажу оборудования/оформления)? До какого часа вы можете осуществлять демонтаж без дополнительной платы?
• Калькуляция арендной платы? (Подробное описание того, что входит в стоимость аренды)
• Кто дежурный на ночном монтаже? Есть ли среди дежурных электрик?
• Формы подачи списков людей для прохода на монтаж и мероприятие?
• Есть ли парковка? Сколько мест? Где может дежурить машина скорой помощи?
• Где находятся ворота монтажа/дебаркадер/рампа/грузовой лифт?
• Есть ли услуги кинолога?
• Есть ли ВИП вход?

*Собственный алкоголь – отдельный пункт, на мой взгляд, требующий отдельного разъяснения.

Дело в том, что ни один кейтеринг не обладает лицензией на торговлю алкоголем, потому что розничная лицензия выдается стационарной точке продаж со всеми вытекающими требованиями – касса, егаис, склад, помещение с определенными параметрами и конкретным адресом. А оптовая лицензия, даже если бы она была выгодна, предполагала бы все равно прямой контракт Заказчик – Кейтеринг, а она крайне не выгодна. В противном случае Ивент компания тоже должна была бы приобрести оптовую лицензию на торговлю алкоголем со всеми вытекающими…

Сухие цифры опросов

64% респондентов ответили, что предпочитают проверенный вариант площадки, но иногда смотрят новые. Однако процент тех, кто всегда смотрит что-то новое тоже крайне высок – 28%

Очень ожидаемые результаты получились касаемо вопроса агентской комиссии – 90% агентств ответили, что не будут работать с площадкой, если нет хотя-бы 10% комиссии. И 90% Заказчиков ответили, что вопрос Агентских неважен. И был один ответ, что если нет 20% агентских, то не будут работать с площадкой! «Ну… ок…!» - как сказали бы я на месте площадки! )))

Равное распределение по 10-бальной шкале от 5 до 10-ти баллов получили следующие вопросы:

• Проведение тест-стола
• Отсутствие столбов/объектов, закрывающих обзор сцены
• Наличие погрузочных/монтажных ворот
• Рекомендации партнерами

Для более чем половины респондентов оказалось крайне важным наличие парковки и доступность/близость общественного транспорта.

Всего один респондент ответил десятью баллами на важность наличия VIP-входа, однако основное распределение голосов легло от 1 до 5 баллов.