Основные принципы бесперебойной работы системы регистрации

Привет! Меня зовут Сергей Константинов, и я знаю о регистрации всё! :) Самонадеянно? Может быть… Но трёхлетний бесперебойный опыт работы компании iReg-All даёт мне уверенность в наших силах. Я убеждён, что в 21 веке регистрация и аккредитация участников любого мероприятия должна быть исключительно электронной. Обосновать? С радостью!

 

1. База данных

Целостность, полнота и качество данных в базе участников является основополагающим принципом любой регистрации.

 

Целостность — источник базы данных должен быть один. Например, если у вас есть сайт, на котором расположена форма онлайн-заявки, то все участники, вне зависимости от их статуса, должны быть зарегистрированы через эту форму.

 

Полнота — строгое заполнения всех обязательных полей. К обязательным полям относятся данные которые выводятся на бейдж, данные необходимые для проверки ФСО России (при необходимости). Перечень данных есть на сайте аккредитационного центра ФСО России в программе персонификаторе Demand Editor, которая доступна для свободного скачивания.

 

Качество — база данных должна проходить фильтрацию на наличие ошибок в фамилиях, именах, отчествах, должностях. Все обязательные поля должны быть корректно заполнены.

 

 

 

2. Расчёт количества техники

Приведённые ниже показатели корректны при условии подключения одного принтера к одному компьютеру. Если же принтер подключить к двум компьютерам или ноутбукам и начать параллельную печать, то скорость будет другой из-за следующих факторов: очереди печати, соединения по локальной сети, в которой может находится и другая компьютерная техника, дающая нагрузку на локальную сеть, из-за чего время ожидания может увеличиться. Также следует отметить, что данные принтеры не являются промышленными и у них есть режимы самоочистки печатающих головок (принтер пластиковых карт) и остывания (лазерные принтеры). В среднем, данные режимы занимают около одной минуты ожидания.

 

Скорость печати разных типов в ч/б от быстрого к медленному:

  • термотрансферные принтеры (наклейки/только ч/б), 1 секунда = 2 наклейки;
  • лазерный принтер, 6 секунд = 1 бейдж;
  • принтер пластиковых карт, 6 секунд = 1 карта/бейдж.

 

Скорость печать разных типов в цветном режиме от быстрого к медленному:

  • лазерный принтер, 6 секунд = 1 бейдж;
  • принтер пластиковых карт, 30 секунд = 1 карта.

 

Резюмирую. При желании добиться максимальной скорости печати бейджей, устанавливать принтеры следует по схеме: один компьютер на один принтер.

 

 

 

 

Фотографирование участника в среднем занимает около 20-30 секунд: включение камеры, наведение фокуса на участника, обрезка фотографии если необходимо, сохранение информации перед печатью.

 

Поиск участника по базе:

  • при наличии штрих или уникального QR-кода занимает 3 секунды;
  • поиск по фамилии — 5-7 секунд (при условии, что фамилия введена корректно и в базе нет однофамильцев).

 

Подготовка бейджа:

  • наклейки — 5-10 секунд;
  • пластиковая карта — 15-20 секунд;
  • бумажные бейджи — 10-15 секунд.

 

Итоги в цифрах. Для проведения бесперебойной и быстрой регистрации на 3000 человек за час в цветном режиме с фото требуется:

  • при пластике: 3000/40 = 75 ноутбуков и 75 принтеров;
  • при лазерной печати: 3000/60 = 50 ноутбуков и 50 принтеров.

 

Если требуется зарегистрировать 3000 человек за 2 часа:

  • при пластике: 3000/80 = 37 ноутбуков и 37 принтеров;
  • при лазерной печати: 3000/120 = 25 ноутбуков и 25 принтеров.

 

Чтобы провести регистрацию в ч/б режиме на 3000 человек за час требуется:

  • при термонаклейках: 3000/100 = 30 ноутбуков и 30 принтеров;
  • при пластике: 3000/70 = 42 ноутбука и 42 принтера;
  • при лазерной печати: 3000/70 = 42 ноутбука и 42 принтера.

 

 

 

 

Давайте рассмотрим и сценарий, при котором на два компьютера выделен только один принтер. При условии, что остальные характеристики (фотографирование, поиск по фамилии и т.д.) останутся неизменными, с учётом нагрузки на локальную сеть и очередь печати, а также с учётом возможности одновременного нажатия ассистентами на печать бейджа:

 

Скорость печати разных типов в ч/б от быстрого к медленному:

  • термотрансферные принтеры (наклейки/только ч/б), 1 секунда = 1 наклейка;
  • лазерный принтер, 20 секунд = 1 бейдж;
  • принтер пластиковых карт, 20 секунд = 1 карта/бейдж.

 

Скорость печать разных типов в цветном режиме от быстрого к медленному:

  • лазерный принтер, 20 секунд = 1 бейдж;
  • принтер пластиковых карт, 50-60 секунд = 1 карта.

 

Итоги в цифрах. Для проведения бесперебойной и быстрой регистрации на 3000 человек за час в цветном режиме с фото требуется:

  • при пластике: 3000/30 = 100 ноутбуков и 50 принтеров;
  • при лазерной печати: 3000/40 = 75 ноутбуков и 38 принтеров.

 

Если требуется зарегистрировать 3000 человек за 2 часа:

  • при пластике: 3000/60 = 50 ноутбуков и 25 принтеров;
  • при лазерной печати: 3000/80 = 37 ноутбуков и 19 принтеров.

 

Чтобы провести регистрацию в ч/б режиме на 3000 человек за час требуется:

  • при термонаклейках: 3000/80 = 37 ноутбуков и 19 принтеров;
  • при пластике: 3000/140= 21 ноутбука и 11 принтеров;
  • при лазерной печати: 3000/140 = 21 ноутбук и 11 принтеров.

 

 

3. Стойка регистрации и ее расположение

На мероприятии ВСЕГДА должна присутствовать отдельная справочная стойка для решения вопросов, связанных с отсутствием гостя в базе данных в индивидуальном порядке.

 

Если на событии есть категория VIP-гостей, то в зависимости от количества людей в этой категории также неодходимо выделить отдельный пост(ы).

 

Ширина одного рабочего места должна составлять около одного метра.

 

Обязательно наличие полки под основной столешницей для расходников и подручных материалов.

 

Также необходимо наличие в столешнице технологических отверстий для коммутации у каждого поста (слева и справа).

 

Большим бонусом будет и наличие оградительных лент (по системе аэропорт).

 

P.S. Друзья, надеюсь информация была для вас полезной. И помните, если театр начинается с вешалки, то мероприятие — с зоны регистрации!

Поделиться

comments powered by Disqus