ТОП-5 правил организации мероприятий

Правильно выбрать дату мероприятия

Время сбора гостей необходимо назначать с учётом транспортной ситуации в городе и дня недели. В будние дни лучше начинать мероприятия или в пять часов вечера, или после семи. В последнее время стали набирать популярность утренние ивенты: иногда проще приехать с утра и позавтракать на мероприятии, чем пытаться куда-то попасть вечером. В выходные дни надо учитывать сезон и предпочтения вашей целевой аудитории: выбирая между отдыхом с семьёй на природе и посещением вашего мероприятия, бОльшая часть людей отдаст предпочтение первому.

Не полагаться на яркую концепцию мероприятия в ущерб комфорту гостей

В первую очередь необходимо думать о том, будет ли гостям удобно на мероприятии: как добраться, где припарковаться, чем перекусить и на чём посидеть. Яркая концепция мероприятия отвлекает внимание только в первые полчаса.  А после этого гостям надо будет решать бытовые проблемы. Так что учитывайте обычные физиологические и психологические потребности ваших гостей.

Контент и смысл важнее развлечения

Если мероприятие не чисто развлекательное, а имеет конкретные бизнес-цели, то его содержание важнее, чем шоу-программа. Вместо натужных попыток придумать представление, которое удержит внимание вашей аудиториюаудитории, поработайте над тем, чтобы каждый гость получил нужную информацию. В последнее время так поступают автомобильные бренды: лучше провести индивидуальный 10-минутный тест-драйв и беседу с каждым клиентом, чем заставлять людей часами сидеть на мероприятии и участвовать в викторинах.

Ко-брендинг и совместные акции не «размывают», а увеличивают аудиторию

Не нужно бояться проводить совместные мероприятия с брендами из других отраслей. Автосалон и магазин модной одежды, мобильная техника и салон красоты, винная дегустация и бытовая техника, коттеджный поселок и парк развлечений – проведение совместного мероприятия позволит объединить базы приглашенных гостей и расширить свою аудиторию за счёт партнера. Главное, чтобы ЦА совпадала по основным характеристикам (уровень дохода, возраст, пол).

Сотрудники тоже должны качественно отработать на мероприятии

Помимо контроля подрядчиков, не забывайте брифовать и контролировать работу ваших сотрудников. Для клиентских менеджеров и консультантов мероприятие – это работа, а не отдых. Они должны активно общаться с клиентами, встречать, провожать, помогать найти своё место. Недопустима ситуация, когда сэйлз-персонал группируется за одним столом или общается между собой на протяжении всего мероприятия. Мы часто видим, как персонал из компании заказчика выключается из рабочего процесса и ведет себя, как гость – а это сильно снижает эффективность события.