Всегда ли нужно быть первым?

Вот уже несколько дней меня гложет вопрос: нужно ли быть первым клиентом у новой площадки?

Вопрос этот появился не случайно, а после того, как наша компания провела корпоратив на аутентичной площадке, у которой ранее не было опыта работы в таком формате. Да, мы были первыми.

А сейчас немного предыстории...

Наша команда при подготовке тендерного предложения первым делом изучила все возможные площадки. Т.к. коллектив довольно большой (200 человек), а задача стоит специфическая — объединить open-air активности и праздничный банкет, достойная площадка оказалась только одна, которая бы удовлетворила все требования нашего Клиента. Но возникла первая проблема: площадка не знала, за какую цену себя продавать. Серьёзно! Во время первых переговоров администратор не знал, что ответить, и ждал от нас конкретных предложений. Это сыграло нам на руку, т.к. мы договорились о той стоимости, которая могла вписаться в бюджет Клиента. Исходя из выбранной площадки, разрабатывалась концепция всего мероприятия. 

По результатам тендера, как любят говорить в Крыму, #КЛИЕНТНАШ! :)

Запускаем в работу проект, заключаем договор с площадкой. Подготовка идёт своим чередом. Как вдруг на площадке меняется администратор. И здесь началось самое интересное…

У нового администратора понятие «сервис» и «ответственность» перед Клиентом, похоже, отсутствовало. Возник ряд проблем: то стоимость аренды, на его взгляд, занижена, то у него не было времени на встречу с нами, приходилось взаимодействовать с работниками площадки, совершенно не владеющими никакой информацией.

Результатом всего этого было то, что администратор в день монтажа (за сутки до мероприятия) заявил, что готов сейчас же разорвать с нами договор из-за того, что мы слишком активно эксплуатируем площадку! Администратор. Разорвать. Смешно, не правда ли?! После длительных телефонных переговоров (его по-прежнему на площадке не было), понимая, что ситуация вышла из-под контроля и может закончиться совершенно неожиданно для всех, мы успокоили горе-администратора и всё-таки на положительной ноте окончили переговоры, насколько это было возможно, т.к. понимали, что мероприятие находится на грани срыва.

Помимо горе-администратора (уж очень хочется его так назвать), среди множества мелочей и недоработок, были значительные промахи, которые хочется упомянуть:

• недостаточное количество обслуживающего персонала (уборщики, официанты и т.д.);
• неправильный расчёт расходования средств гигиены в уборных (жидкое мыло, бумажные полотенца, туалетная бумага);
• недостаточное количество посуды для проведения банкета (не было возможности менять тарелки на чистые в течение вечера);
• отсутствие гардероба;
• отсутствие коммуникации среди сотрудников площадки (никто ничего не знает, никого в известность не ставили и т.д.).

Как мы предотвратили проблемы на площадке:

• дополнительный обслуживающий персонал, который необходимо привезти с собой на всякий случай. Пусть вам даже говорят, что всего и всех хватит, не верьте!
• закупка средств гигиены и выделение отдельного человека на обслуживание уборной, который будет следить за наличием всех необходимых средств и за чистотой;
• самостоятельно пересчитать количество посуды с учётом потребностей банкета и иметь под рукой контакты службы по аренде нужной вам посуды. Пусть ждут вашего звонка, будут готовы к выезду;
• подготовка выездного гардероба. Подберите необходимое количество напольных вешалок, плечики для верхней одежды, изготовьте номерки в нужном количестве и не забудьте о вещах, которые могут быть у гостей с собой (пакеты, сумки, которые захотят также оставить). Запакуйте ручную кладь в пакеты путём их запаивания либо стяжек, предварительно обозначив номерком. И не забудьте взять с собой гардеробщика. Гости оценят вашу предусмотрительность;
• для того, чтобы каждый сотрудник площадки понимал, какие у него функции на данном мероприятии, обязательно соберите всех и проведите вводный инструктаж, чтобы всё всем было ясно.

Этот корпоратив для нас был, пожалуй, самым сложным, однако тот опыт, который мы получили, стоил всех тех неурядиц и проблем, которые возникали во время сотрудничества с площадкой.

Благодаря таким проектам мы становимся лучше!

Название площадки не раскрываю, однако её активно продают для столичных клиентов. К сожалению, площадка не вынесла никаких уроков и выводов после нашего взаимодействия, поэтому  готова рассказать всем заинтересованным, о ком была эта история, чтобы предостеречь каждого от тех проблем, которые могут возникнуть при взаимодействии. Пишите на электронную почту chernova@rc-mice.com или в Фейсбуке.

Всем хорошего дня и отличного настроения! :)