DeadLine – вчера. Особенности организации мероприятий в сжатые сроки

О, сколько раз твердили миру, что надо планировать рекламные кампании, BTL-акции, попойки корпоративные праздники заранее, заблаговременно, загодя (какой там еще синоним?)!  Если в одиннадцать вечера просят промоутеров, аниматоров, моделей (#ноги от ушей #грудь вперед  #волосы назад) на завтрашнее девятичасовое утро, это еще полбеды. А вот если разговор идет о расширенной версии «Войны и мира», т.е. полноценном ивенте со сложным оборудованием, флористическим оформлением, идеально вышколенным персоналом и золотой каретой, запряженной белыми пони, вот тогда у агентства возникает вопрос: А нужны ли нам в портфолио пони? И если клиенту резонно отказать, не  разорвет ли он наши теплые отношения ради более сговорчивого и расторопного исполнителя?  И если все же согласиться на такой авральный заказ, справится ли агентство со всей этой массовкой?

На наш взгляд не следует моментально отказываться или соглашаться. Да, время не терпит, но следует взвесить все «за» и «против».

— За сколько сделаешь?
— За день сделаю.
— А за два?
— Ну… За… Сделаем и за два.
— А за пять дней?
— Ну, ежели постараться — можно и за пять.
— А за десять?
— Ну, барин, ты задачи ставишь! За десять дён одному не справиться, тут помощник нужен — хомо сапиенс! (с)

В первые минуты получения сложного по срокам запроса от клиента, оправившись от культурного шока, соберите команду, задайте каждому менеджеру по вопросу и в течение нескольких часов получите ответы:
 

• готовы ли ваши подрядчики разорваться на британский флаг?
   
• позволит ли производственный процесс выполнить все необходимое в срок?
   
• есть ли у вас пара дней запаса на «зависание» техники, которое обязательно случается именно на таких проектах и именно у самых надежных производителей?
   
• нет ли запрета на ввоз баллонов с гелием для надувания шаров на площадку задуманного мероприятия? И кстати, существует ли эта самая площадка в реальности или заказчик во сне ее только видел?
   
• сколько времени займет получение справок о психическом здоровье кучера, сертификатов на заграничные лилии и лицензионных удостоверений на воздух в надувном аттракционе?

И есть ли варианты обойти многие «нельзя», когда очень хочется?

Шутки шутками, но вы действительно должны оценить реальность задуманного заказчиком. Не бойтесь отказаться от проекта, бойтесь сделать его плохо: и перед клиентом опозоритесь, и себе карму подпортите. А хуже нет депрессивных менеджеров после неудачного проекта. Им потом отпуск/врача/таблетки – дороже выйдет. Ну, а если уж берётесь, потратьте и свое, и чужое время на все 25 суточных часов! Или сколько их там у нас…

Каша из топора.

Малобюджетные мероприятия.

«Денег нет», «Бюджет совсем никакой», «Считайте по минимуму» - комментарии клиента на вопрос о планируемом бюджете на мероприятие. Знакомо, не правда ли? Скорее всего, мы говорим о мероприятии корпоративном или рекламном имиджевом. Как впихнуть невпихуемое, как не ударить в грязь лицом и все же сделать мероприятие со скромным бюджетом достойно?

FORWART представляет свой взгляд на этот вопрос.

Первое, что поможет заказчику сэкономить ивент-бюджет, это заблаговременность: своевременный букинг площадки, быстрое принятие решений (утверждение макетов, материалов),  производство  декораций, сувенирной продукции, полиграфии. Дальнейшее планирование зависит от типа события.

Оптимизировать бюджет на корпоративное мероприятие можно за счет алкоголя, точнее его отсутствия. Пусть мероприятие будет спортивным, артистическим, художественным, постановочным. Можно даже пригласить своих сотрудников с семьями: им будет спокойнее, вам будет спокойнее, а детские развлечения в рамках вашего ивента сделают счастливыми и ребятню и их родителей.

Если корпоратив посвящен календарному празднику, а для сотрудников были запланированы подарки, откажитесь от них в пользу нуждающихся: передайте некоторую сумму  конкретному ребенку на операцию, детскому дому на книги, дому престарелых на шоколадные конфеты или хоспису на медицинские материалы. Следите за расходованием вашей помощи и сообщайте об этом коллегам. Пусть они почувствуют себя причастными к доброму делу.

Имиджевое рекламное мероприятие может стать вполне бюджетным, если интегрировать его в общегородской праздник, тематический фестиваль, выставку. В этом случае не понадобятся затраты на рекламную кампанию: ваша аудитория сама найдет вас.

Главное в таком ивенте – креатив. Ваша площадка может быть небольшого размера, а выставочный стенд – минимальным из предложенных. Задача - создать активность, которая удержит посетителей, позволит им запомнить вас сегодня и вспомнить о вас завтра, выбирая похожие товар или услугу.

Например. Мольберты, бумага, мелки и конкурс на идею упаковки вашего продукта. В конце дня определяем победителя, вручаем приз.

Или. Вы – производитель металлотруб. Дайте людям по куску трубы непрямой формы и попросите завернуть в подарочную бумагу. Самому рукастому – презент!

А может, вы устанавливаете окна? Тогда красивые девчонки в коротких маечках и шортиках натирают их до блеска и приглашают всех помыть стекла вместе, а мускулистые мужчины прямо сейчас готовы выехать на монтаж.

В общем, варианты возможны. А мы, агентство FORWART, поможем вам спланировать, подготовить, организовать, провести и сэкономить.